Tin số hoá
Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm
Sắp xếp hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho viêc lưu trữ, tìm kiếm và quyết toán thuế sau này thực sự là một bài toán khó. iScan chia sẻ cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm.
☼ Tham khảo:
- Cho thuê máy in, máy photocopy phục vụ in chứng từ quyết toán thuế doanh nghiệp
- Số hóa tài liệu kế toán doanh nghiệp
Mục lục
- 1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- 2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- 3. Hệ thống lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
- 3.1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng
- 3.2. Hệ thống lưu trữ hóa đơn chứng từ
- 3.3. Hệ thống tài liệu kế toán
- Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền
- Hồ sơ thuế
- Hồ sơ lương
- Hồ sơ tài sản công ty
- Hồ sơ công nợ
- Hồ sơ pháp lý
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính. Các chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo Hóa đơn bán ra: Phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào. Đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có,…
- Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là:
- Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng;
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
- Xuất Nhập khẩu;
- Thuế môn bài;
- Thuế tiêu thụ đặc biệt;
- Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
3. Hệ thống lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
3.1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng
| TT | Nội dung |
| 1 | Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng Kế toán. |
| 2 | Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên Dự án ở gáy. |
| 3 | Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc. Các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu |
| 4 | Các hợp đồng nếu chỉ có môt bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tai phòng kế toán. Các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc |
| 5 | Các bộ phận khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài. Trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn |
| 6 | Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gồm các tài liệu sau:
|
3.2. Hệ thống lưu trữ hóa đơn chứng từ
| TT | Nội dung |
| 1 | Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT |
| 2 | Các phiếu chi, Ủy nhiệm chi lưu cùng:
|
| 3 | Các phiếu kế toán lưu cùng:
|
| 4 | Các phiếu nhập kho lưu cùng:
|
| 5 | Các phiếu xuất kho lưu cùng:
|
3.3. Hệ thống tài liệu kế toán
| TT | Nội dung |
| 1 |
Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiềnMở một folder chia các file ra lưu các tài liệu như sau:
|
| 2 |
Hồ sơ thuế
|
| 3 |
Hồ sơ lương
|
| 4 |
Hồ sơ tài sản công tyLưu theo một folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:
|
| 5 |
Hồ sơ công nợLưu theo một folder và chia ra các file như sau:
|
| 6 |
Hồ sơ pháp lýLưu theo một folder và chia ra các file như sau:
|
iScan cung cấp giải pháp in ấn, số hóa tài liệu chuyên nghiệp:
-
- Cho thuê máy in
- Cho thuê máy scan
- Cho thuê máy photocopy
- Cho thuê laptop
- Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO.