Số hóa tài liệu kế toán trong doanh nghiệp

Bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, tài liệu kế toán luôn là tài liệu quan trọng nhất. Những con số, những thông tin mật của doanh nghiệp đều nằm trong dữ liệu kế toán. VD: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn đầu ra, đầu vào; phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính, doanh thu…). Vì vậy việc quản lý và vận hành tài liệu của bộ phận kế toán là bài toán nan giải. Theo quy định của Bộ tài chính, những tài liệu kế toán phải lưu trữ thời hạn 5 – 10 năm. Câu hỏi đặt ra là: Tại sao áp dụng cần lưu trữ số hóa tài liệu kế toán?

Nhiều doanh nghiệp liên hệ với iScan để được tư vấn giải pháp quản lý tài liệu kế toán hiệu quả & an toàn nhất. Việc tìm kiếm & tra cứu thông tin bằng giấy tốn quá nhiều thời gian. Từ đó dẫn đến nhiều hệ lụy cũng như kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy cần phân loại loại tài liệu để số hóa và lưu trữ có hệ thống. Bộ phận kế toán có thể tìm kiếm và tra cứu dễ dàng khi cần.

CHIA NHÓM TÀI LIỆU KẾ TOÁN ĐỂ SỐ HÓA & LƯU TRỮ HIỆU QUẢ 

1. Nhóm văn bản quản lý: Bao gồm các văn bản của công ty hoặc đơn vị chức năng nhà nước ban hành (cơ quan thuế, tài chính…). Ví dụ: Hợp đồng lao động, bảng lương, các quyết định, biên bản họp, các văn bản nội bộ…
2. Nhóm chứng từ kế toán: Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ… liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán: VD: phiếu thu chi, chứng từ xuất nhập hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc…
3. Nhóm sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết.
4. Nhóm báo cáo: Gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán: tháng, quí năm.
5. Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán: Đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán. Dựa vào đặc tính tra cứu, thời gian, tên, số chứng từ để thiết lập lưu trữ phù hợp. Lưu trữ an toàn, phân quyền đối tượng để thuận tiện nhất cho việc tra cứu.

MÁY SCAN ĐÓNG VAI TRÒ QUAN TRỌNG TRONG VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU

Máy Scan giúp sao chụp chuyển đổi tài liệu giấy sang file văn bản. Hiện nay trên thị trường khá nhiều máy scan chuyên dụng phù hợp với mọi nhu cầu scan cho từ doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu, số lượng tài liệu cần scan để chọn lựa loại máy scan ứng với tốc độ và chi phí phù hợp. Máy scan hỗ trợ sao chụp và chuyển đổi file cứng sang nhiều định dạng file.

Thông thường chúng ta chọn 2 định dạng file phổ biến là PDF,  hoặc JPG. File JPG giành cho nhu cầu lưu file dạng hình ảnh, dung lượng lưu trữ thấp. File PDF lại phổ biến hơn vì dễ dàng hỗ trợ trong việc tìm kiếm nội dung trong từng file văn bản. Từ file PDF cũng dễ dàng OCR nội dung thành file word hay excel hơn.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỐ HÓA & VẬN HÀNH TÀI LIỆU SỐ

1. Đảm bảo an toàn, cải thiện an ninh cho dữ liệu

Sau khi số hóa tài liệu, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trong một máy chủ trung tâm. Điều này sẽ giúp tránh được việc mất hồ sơ. Qua rồi thời bạn phải mở tủ hồ sơ của mình và lục lọi, tìm kiếm các tập tin. Các quyền truy cập khác nhau đối với dữ liệu và tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu được kiểm soát bởi doanh nghiệp. 

2. Tiết kiệm thời gian, xử lý nhanh chóng

Có thể truy xuất tài liệu từ các địa điểm và phòng ban khác nhau trong cùng một lúc. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp nhân viên có thể tập trung vào công việc  hiệu quả hơn. Các nghiệp vụ nắm bắt, trích xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn nhờ vào tính năng OCR (đọc văn bản của tài liệu được quét và tự động lưu). 

3. Tìm kiếm dễ dàng, kết nối thông tin nhanh chóng

Thông qua các tùy chỉnh tìm kiếm với các tính năng tiện lợi, việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu số hóa trở nên dễ dàng. Tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và hiệu quả. Việc tạo, sửa đổi và quản lý cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn. 

4. Dễ dàng phục hồi, vận hành tài liệu

Việc phục hồi tài liệu ở định dạng điện tử trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy. Số hóa giúp doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua email, fax, SMS,… Việc này có thể được thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống. 

Số hoá tài liệu giải quyết các vấn đề tiềm ẩn mà những doanh nghiệp đang gặp phải bởi chỉ cần sử dụng một lần, thông tin có thể được lưu lại vĩnh viễn. Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ  hệ thống, tra cứu và truy vấn dễ dàng. Từ đó, việc tiếp nhận và tiếp tục vận hành tài liệu khi có sự thay đổi nhân sự sẽ không còn là vấn đề đau đầu cho cấp lãnh đạo nữa. Chúng ta đều hiểu rằng tài liệu là công cụ quan trọng nhất của mọi doanh nghiệpVậy nên số hóa tài liệu là một công việc cần phải thực hiện càng sớm càng tốt.

Trả lời

error: Content is protected by iScan.vn