Tin số hoá
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ yêu cầu một quy trình chuẩn để đạt chất lượng, giảm thời gian và chi phí. Dựa trên kinh nghiệm triển khai các Dự án số hóa, iScan chia sẻ Quy trình số hóa tài liệu chi tiết, bao gồm các bước thực hiện và một số lưu ý quan trọng.
Sơ lược một số bước trong quy trình số hóa như sau:
1. Chuẩn bị tài liệu số hóa
Hồ sơ sau khi nhận từ khách hàng được tiến hành phân loại tại bộ phận phân loại
- Thống kê, rà soát tài liệu;
- Tháo bỏ toàn bộ ghim, kẹp, bìa tài liệu (nếu có);
- Làm phẳng tài liệu, phân loại tài liệu;
- Lập danh mục tài liệu (biên mục từng văn bản trong hồ sơ);
- Kiểm tra, đối chiếu tài liệu với danh mục; xác định các bản chụp đặc biệt cần lưu ý.
2. Số hóa tài liệu
Phân bổ tài liệu đến các trạm: hồ sơ được bàn giao đến các trạm scan kèm biên bản giao nhận
- Trước khi thực hiện scan tài liệu, phải thiết lập độ phân giải hình ảnh tiêu chuẩn;
- Định dạng tài liệu: PDF hoặc TIF, JPG (Thông thường sẽ xuất file PDF);
- Thiết lập các yêu cầu nâng cao, chuẩn số hóa PDF/A, PDF Searchable hoặc OCR tiếng Việt…
- Độ phân giải tiêu chuẩn 200dpi (có thể cao hơn, tùy theo tài liệu và yêu cầu khác).
3. Đặt tên FILE
Tên file ảnh được đặt thống nhất theo quy định tại Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và biên mục văn bản, tài liệu hành chính. Bạn cần tạo các folder tài liệu để lưu file theo thứ tự:
- Mã cơ quan, đơn vị, phòng ban
- Mã gói thầu hoặc Mã Thư viện
- Mã Hồ sơ
- Tên file tài liệu.
! Cách đặt tên file, sắp xếp thư mục tùy theo yêu cầu cụ thể của đơn vị.
4. Kiểm tra chất lượng ảnh
Kiểm tra lần 1: kiểm tra 100% dữ liệu theo quy định
Kiểm tra lần 2: kiểm tra 30% dữ liệu theo quy định
- Kiểm tra chất lượng toàn bộ hình ảnh đã quét
- Bảo đảm các hình ảnh sắc nét và rõ ràng;
- Các hình ảnh được quét xếp theo cùng hướng;
- Hình ảnh phải được quét vuông góc, không bị cong vênh;
- Các hình ảnh được sắp xếp theo đúng trật tự của tài liệu gốc.
- Kiểm tra các tính năng file PDF/A, PDF Searchable và OCR tiếng Việt.
!!! Quét lại những ảnh không đạt yêu câu, những ảnh quét lại phải được đặt tên với đúng tên file ảnh mà nó thay thế.
5. Sao lưu dữ liệu và tạo siêu dữ liệu kết nối
Dữ liệu số hóa sẽ được liên kết đến hồ sơ tương ứng trên cơ sở dữ liệu. Siêu dữ liệu bao gồm một số loại thông tin cơ bản như:
- Thông tin mô tả về bản thân dữ liệu của Siêu dữ liệu;
- Thông tin về dữ liệu mà Siêu dữ liệu mô tả
- Thông tin về cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến dữ liệu mà Siêu dữ liệu đã mô tả.
6. Báo cáo thống kê
Tài liệu được tổng hợp và thống kê chi tiết thông qua phần mềm quản lý tài liệu.
☼ Tham khảo: Quy chuẩn và quy trình số hóa tài liệu
iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp:
- Cho thuê máy scan kèm phần mềm bản quyền chuẩn số hóa (PDF/A, PDF Searchable, OCR tiếng Việt)
- Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO