Quy chuẩn và quy trình số hoá tài liệu

Số hoá tài liệu đang là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước. Vậy cần phải tuân theo Quy chuẩn và quy trình nào khi thực hiện số hoá tài liệu?

1. Tại sao cần số hoá tài liệu?

Có thể kể ra rất nhiều lí do để doanh nghiệp phải chuyển đổi số – số hoá tài liệu, nhưng có thể liệt kê 6 lý do chính:

• Tiết kiệm chi phí in ấn & không gian lưu trữ; 
• Lưu trữ, tìm kiếm & chia sẻ tài liệu nhanh chóng, dễ dàng;
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin;
• Điều hành công việc hiệu quả, truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi trong thời đại “di động”;
• Bảo quản tài liệu gốc (phòng trường hợp mất tài liệu trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn, thiên tai);
• Bảo vệ môi trường (tiết kiệm giấy, mực in).

2. Quy định chung về số hoá tài liệu

Trong quá trình sử dụng số hóa dữ liệu, tài liệu số hóa sẽ chuyển đổi thành tài liệu điện tử. Đây là các quá trình chuyển dữ liệu ở các dạng truyền thống như: bản viết tay, bản in giấy hay hình ảnh sang các dạng dữ liệu số:

• Định dạng – Protable Document Format (.PDF)
• Ảnh màu 
• Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
• Tỷ lệ số hóa: 100
• • Hình thức chữ ký số của cơ quan & tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:
  • Vị trí: Góc trên, phía bên phải và trang đầu tài liệu 
  • Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu và có định dạng Protable Network Graphics (.png) 
  • Thông tin: Tên cơ quan & tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
  • Tên file: gồm mã hồ sơ & số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm. 

☼ Tham khảo: 8 vấn đề thường gặp khi scan tại văn phòng

3. Quy trình số hoá tài liệu

Quy trình số hoá tài liệu có thể tóm lược gồm 5 bước cơ bản:

Bước 1: Tổng hợp & phân loại tài liệu cần tiến hành số hóa.

Bước 2: Sử dụng máy scan để quét tài liệu (Lưu ý: Thiết lập chế độ scan phù hợp).

Bước 3: Đặt tên file, phân loại tài liệu phù hợp theo từng folder lưu trữ (theo thời gian hoặc theo tính chất tài liệu).

Bước 4: Sau khi số hóa tài liệu xong, cần kiểm tra lại chất lượng tài liệu. Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.

Bước 5: Nghiệm thu & bàn giao lại những tài liệu lưu trữ.

☼ Tham khảo: Quy trình số hóa tài liệu chi tiết

iScan cung cấp dịch vụ Cho thuê máy scan – giải pháp số hoá tài liệu cho doanh nghiệp:

• Dịch vụ trọn gói, tiết kiệm chi phí

• Thời gian thuê linh hoạt: theo sự kiện, dự án hoặc thuê dài hạn

• Máy scan chính hãng, tốc độ cao

• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng.