8 vấn đề thường gặp khi scan tại văn phòng

Máy scan là một thiết bị văn phòng thiết yếu đặc biệt là trong thời đại số hóa 4.0 hiện nay khi tất cả tài liệu bản cứng cần chuyển sang bản mềm file scan để quản lí hiệu quả hơn. Để phục vụ hiệu quả và đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu của văn phòng bạn, iScan xin gửi tới thông tin về 8 vấn đề thường gặp khi scan tài liệu.

1. Scan ảnh không nét, sai màu, bị nhòe

• Máy scan đang cài đặt độ phân giải thấp, bạn cần cài đặt độ phân giải cao hơn nếu muốn chất lượng hình ảnh tốt hơn.
• Đèn scan bị kém. Đèn scan được coi là một trong linh kiện tiêu hao trong quá trình sử dụng, lượng bản scan càng lớn thì tuổi thọ của đèn scan sẽ càng giảm và kém chất lượng hơn ban đầu.

2. Máy tính không kết nối được với máy scan

• Do máy tính chưa cập nhật bản mới của driver
• Driver bị lỗi
• Driver không tương thích với hệ điều hành máy tính
• Cáp cắm giữa máy tính và máy scan bị hỏng
• Đối với hình thức kết nối qua mạng LAN hoặc wifi, bạn cần kiểm tra máy tính và máy scan có đang kết nối cùng một mạng nội bộ hay không? Hoặc máy tính có đang kết nối đúng dải mạng IP của máy scan hay không. Ngoài ra máy scan cũng cần được đặt một dải IP cố định để sử dụng kết nối ổn định nhất.

3. Không cài được driver cho máy scan, ngừng hoạt động khi nâng cấp win

Do driver của model máy scan của bạn không tương thích với hệ điều hành máy tính đó.

Khi download driver bạn cần lựa chọn đúng loại dành cho hệ điều hành máy tính đang sử dụng. Bạn có thể kiểm tra chính xác máy tính của mình đang sử dụng hệ điều hành gì bằng cách nhấp chuột phải vào phần This PC hoặc Computer > Chọn Properties, và bạn sẽ biết máy tính của bạn đang sử dụng Win nào và 64 hay 32 bit.

4. Scan bị vệt sọc đen

Nếu bản scan bị sọc đen lớn dọc trang giấy thì có thể đó là do lỗi đèn quét. Đèn quét là linh kiện tiêu hao, scan càng nhiều bản thì linh kiện này càng hao mòn, và trở nên kém chất lượng.

Tuy nhiên nhiều trường hợp có thể do lô cuốn giấy hoặc đèn quét bị bụi bẩn nên mới tạo vài vệt bẩn sọc trên bản scan và bạn cần vệ sinh phần cao su của bộ phận cuốn giấy và bề mặt kính của đèn quét phía trong máy.

5. Bị kẹt giấy khi đang scan

• Lô cuốn giấy đã mòn, khả năng kéo giấy kém hơn
• Do giấy bị ẩm, chưa khô mực in
• Loại giấy sử dụng quá mỏng, hoặc quá dày, mặt giấy quá bóng

Một TIP trước khi thực hiện scan cả 1 tập tài liệu, bạn cần quạt để tách các mép giấy, tránh máy kéo bị rít hoặc bị scan nhiều tờ cùng một lúc.

6. Máy scan bị nóng, tỏa nhiệt xung quanh

• Tạm dừng scan
• Kiểm tra nguồn điện xem có ổn định không
• Cho máy nghỉ vì có thể máy scan đang chạy quá công suất
• Nếu trường hợp này thường xuyên xảy ra, hãy liên hệ với đơn vị cung cấp để thực hiện bảo hành, bảo trì máy cho bạn.

7. Máy scan khi sử dụng có tiếng kêu to

• Nguyên nhân có thể bên trong máy đang mắc dị vật nào đó có thể là ghim của tài liệu chưa tháo ra, bạn hãy mở nắp máy và lấy dị vật ra.
• Nếu không thì tiếng ồn lớn có thể bị phát sinh ở phần động cơ của máy, lúc này máy scan của bạn cần được kiểm tra, xử lí bởi kỹ thuật viên máy scan.

8. Máy scan kéo giấy rất chậm

Ở mỗi độ phân giải sẽ có tốc độ scan khác nhau, và độ phân giải càng cao thì tốc độ quét càng chậm để đảm bảo điểm ảnh quét được nét nhất. Vì vậy nếu bạn thấy máy scan kéo giấy chậm, hãy kiểm tra lại cài đặt độ phân giải trong phần mềm scan.

Để giải quyết bài toán Số hóa tài liệu cho doanh nghiệp, iScan cung cấp dịch vụ trọn gói, đảm bảo cho việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi và tiết kiệm chi phí nhất:

• Dịch vụ thuê linh động: theo sự kiện hoặc thuê dài hạn.
• Máy scan chuyên dụng, hiện đại, hiệu suất cao;
• Dịch vụ kèm theo Laptop được cài sẵn các phần mềm scan bản quyền;
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng.

Hotline tư vấn dịch vụ Cho thuê máy scan: 024 7303 1068 / 0986 794 786