Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 quy định về định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy. Hãy cùng iScan tìm hiểu Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư 16/2023/TT-BNV và các nội dung quan trọng được đề cập.

Đối tượng áp dụng Thông tư 

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy không sử dụng ngân sách nhà nước áp dụng định mức kinh tế – kỹ thuật ban hành kèm theo Thông tư này.

Theo đó, căn cứ xác định định mức kinh tế – kỹ thuật bao gồm: Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng; hệ số phức tạp.

Thông tư cũng nêu rõ, định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy quy định tại Thông tư này là định mức tối đa. Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức xây dựng định mức kinh tế – kỹ thuật phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị nhưng không vượt quá định mức ban hành tại Thông tư này.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Hiệu lực thi hành của Thông tư 16/2023/TT-BNV

  • Hiệu lực thi hành: Từ ngày 01/01/2024.
  • Thông tư thay thế Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy theo Thông tư 16/2023/TT-BNV gồm 21 bước (so với 23 bước tại Thông tư 03/2010/TT-BNV):

TT Nội dung chi tiết Ghi chú
Bước 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).
Bước 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

– Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

  • Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;
  • Biên soạn tiêu đề hồ sơ;
  • Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;
  • Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
  • Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

– Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

  • Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, …);
  • Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);
  • Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.
Bước 7 Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản.
Bước 8 Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.  
Bước 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11 Biên mục hồ sơ

– Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;

– Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

– Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13 Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16 Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19 Lập mục lục hồ sơ

– Viết lời nói đầu;

– Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ).

Bước 20 Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

– Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;

– Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 21 Kết thúc chỉnh lý

– Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;

– Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

iScan cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp

☼ Hotline tư vấn: 089 6688 636

5/5 - (5 bình chọn)

Trả lời

error: Nội dung bản quyền bởi iScan.vn