Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 quy định về định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy. Hãy cùng iScan tìm hiểu Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư 16/2023/TT-BNV và các nội dung quan trọng được đề cập.

Đối tượng áp dụng Thông tư 

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy không sử dụng ngân sách nhà nước áp dụng định mức kinh tế – kỹ thuật ban hành kèm theo Thông tư này.

Theo đó, căn cứ xác định định mức kinh tế – kỹ thuật bao gồm: Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng; hệ số phức tạp.

Thông tư cũng nêu rõ, định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy quy định tại Thông tư này là định mức tối đa. Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức xây dựng định mức kinh tế – kỹ thuật phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị nhưng không vượt quá định mức ban hành tại Thông tư này.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Hiệu lực thi hành của Thông tư 16/2023/TT-BNV

  • Hiệu lực thi hành: Từ ngày 01/01/2024.
  • Thông tư thay thế Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Quy trình Chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo Thông tư 16/2023/TT-BNV gồm 23 bước:

TT Nội dung chi tiết Ghi chú
Bước 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).
Bước 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.
Bước 6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

– Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

– Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

– Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

– Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

– Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

– Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, …);

– Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

– Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7 Viết các trường thông tin vào phiếu tin:

  • Số hồ sơ (số tạm);
  • Tiêu đề hồ sơ;
  • Thời gian của tài liệu;
  • Thời hạn bảo quản;
  • Ngôn ngữ;
  • Bút tích;
  • Chế độ sử dụng;
  • Dấu chỉ mức độ mật;
  • Tình trạng tài liệu;
  • Ghi chú.
Bước 8 Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin
Bước 9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại  
Bước 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11 Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;

b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13 Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ
Bước 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
Bước 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Bước 16 Viết/in và dán nhãn hộp (cặp)
Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu
Bước 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20  Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21 Lập mục lục hồ sơ

a) Viết lời nói đầu;

b) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).

Bước 22 Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;

b) Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 23 Kết thúc chỉnh lý

a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

Hệ số phức tạp áp dụng cho Chỉnh lý tài liệu nền giấy với khối cơ quan quản lý Nhà nước

1. Hệ số phức tạp căn cứ vào đơn vị hình thành phông

TT

Nhóm tài liệu

Hệ số phức tạp

Ghi chú

I

Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức

1

Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính phủ và tương đương.

1,05

2

Văn phòng Chủ tịch nước; bộ, cơ quan ngang bộ; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Toà án nhân dân tối cao; Kiểm toán Nhà nước; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương.

1,00

3

– Cơ quan thuộc Chính phủ; Tổng cục; Cục thuộc bộ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương;

– Tập đoàn kinh tế; tổng công ty nhà nước.

0,90

4

– Cục thuộc tổng cục; sở và tương đương;

– Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục;

– Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tương đương.

0,80

5

– Chi cục;

– Công ty trực thuộc tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước.

0,70

6

Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở, cục, chi cục.

0,60

II

Tài liệu chuyên môn

1

Tài liệu công trình xây dựng

Phân loại theo văn bản quy định hiện hành về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng.

a

Công trình cấp đặc biệt

0,80

b

Công trình cấp I

0,70

c

Công trình cấp II

0,60

d

Công trình cấp III

0,50

đ

Công trình cấp IV

0,40

2

Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học,…

0,50

3

Sổ sách, chứng từ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng, thuế,…

0,40

2. Hệ số phức tạp căn cứ vào thời gian hình thành tài liệu

Định mức lao động chỉnh lý tài liệu kể từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 trở về trước, các tài liệu cá nhân được nhân với hệ số 1,5.

3. Hệ số phức tạp căn cứ vào đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu

Định mức lao động chỉnh lý tài liệu được nhân với hệ số 1,2 đối với những tài liệu đưa ra chỉnh lý có một hoặc nhiều hơn một trong các đặc điểm sau: giấy mỏng; chữ mờ; giấy dính bết; giấy khổ lớn hơn khổ A4.

4. Hệ số phức tạp đối với tài liệu tiếng nước ngoài

Định mức lao động trực tiếp đối với các bước công việc phải sử dụng tiếng nước ngoài được nhân với hệ số 1,5 và được lấy làm căn cứ để xác định định mức lao động phục vụ, quản lý tương ứng.

5. Hướng dẫn áp dụng đối với tài liệu có nhiều hệ số phức tạp

Định mức lao động chỉnh lý tài liệu được nhân đồng thời nhiều hệ số phức tạp nếu thuộc đối tượng áp dụng.

Ví dụ: Căn cứ đơn vị hình thành phông xác định Phông A (tiếng Việt) có hệ số phức tạp là 0,9. Thời gian tài liệu trước 30/4/1975; tình trạng vật lý: giấy mỏng, chữ mờ. Như vậy, định mức lao động (ĐMLĐ) chỉnh lý tài liệu phông A được tính như sau:

ĐMLĐ chỉnh lý tài liệu Phông A = ĐMLĐ hệ số 01 x 0,9 x 1,5 x 1,2

iScan cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp

☼ Hotline tư vấn: 089 6688 636

5/5 - (7 bình chọn)

Trả lời

error: Nội dung bản quyền bởi iScan.vn