Dịch vụ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu.

Lợi ích của việc Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tổ chức sắp xếp hồ sơ, khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

  • Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
  • Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn & tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
  • Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
  • Lập các công cụ tra cứu; mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.
  • Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước 1. Xác nhận –  Đảm bảo tài liệu được cung cấp chính xác và liên quan.

Bước 2. Sắp xếp – Sắp xếp các mục theo trình tự và phân loại theo các bộ khác nhau

Bước 3.Tóm tắt – Dựa vào thông tin chi tiết của dữ liệu, tóm tắt các thông tin chính để dễ phân loại.

Bước 4. Tập hợp Kết hợp nhiều phần dữ liệu.

Bước 5. Phân tích Thu thập, tổ chức, phân tích, giải thích và trình bày dữ liệu

Bước 6. Báo cáo – Liệt kê chi tiết hoặc dữ liệu tóm tắt hoặc thông tin được tính toán.

Bước 7. Phân loại – Tách dữ liệu thành các loại khác nhau.

☼ Tham khảo: Quy chuẩn và quy trình số hóa tài liệu

Vì sao lựa chọn dịch vụ Chỉnh lý tài liệu của iScan

  • iScan cung cấp Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói, bao gồm: Dịch vụ chỉnh lý tài liệu, dịch vụ scan tài liệu, dịch vụ nhập liệu.
  • Triển khai nhanh chóng, chính xác, đảm bảo thời gian theo yêu cầu.
  • Tư vấn giải pháp triển khai phù hợp với từng đơn vị, tiết kiệm chi phí.
  • Đối tác tin cậy của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp lớn.
  • Nhân sự chuyên nghiệp: Nhân sự được đào tạo bài bản về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
  • Bảo mật tài liệu: iScan thực hiện chế độ bảo mật chuyên nghiệp đối với tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của Nhà nước.
  • Về chất lượng chỉnh lý: Công ty cam kết thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đạt chất lượng theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bảo đảm tra tìm thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận lợi.

Phương án tổ chức thực hiện

Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; iScansẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:

  • Kế hoạch thực hiện.
  • Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu từ…………… đến ……………..
  • Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.

Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau)

TT Nội dung công việc Chi tiết
01  Giao, nhận tài liệu Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
02  Đưa tài liệu ra chỉnh lý Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
03  Vệ sinh sơ bộ tài liệu
04  Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
  • Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);
  • Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);
  • Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);
  • Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).
05  Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại
06  Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

  • Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
  • Biên soạn tiêu đề hồ sơ
  • Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
  • Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
  • Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

07  Biên mục phiếu tin (Các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14). Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)
08  Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại
09  Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
10  Biên mục hồ sơ
  • Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của  phiếu tin
  • Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
  • Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
11  Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ
12  Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ
13  Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
  • Vệ sinh tài liệu
  • Tháo bỏ ghim kẹp
  • Làm phẳng tài liệu
  • Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
14  Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ
15  Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp)
16  Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp) Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)
17  Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
18  Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
19  Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
20  Bàn giao tài liệu
21 Lập mục lục hồ sơ
  • Viết lời nói đầu
  • Lập các bản tra cứu bổ trợ (nếu có)
  • Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
  • Đóng quyển mục lục (03 bộ).
22  Xử lý tài liệu loại
  • Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)
  • Viết thuyết minh tài liệu loại (nếu có)
  • Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
  • Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).
23  Kết thúc chỉnh lý
  • Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
  • Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
  • Tổ chức họp rút kinh nghiệm.

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp

☼ Hotline tư vấn: 024 7303 1068 – 089 6688 636

5/5 - (2 bình chọn)

Trả lời

error: Nội dung bản quyền bởi iScan.vn