Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Phó Thủ tướng Phạm Bình Minh vừa ký Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 6-12-2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23-4-2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành chính. Trong đó bổ sung Điều 21a về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

CBVC thực hiện thêm một số nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Cụ thể như sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính 

• Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu của người nước ngoài;
• Mã số của tổ chức theo quy định; 
• Kiểm tra dữ liệu điện tử các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính.

2. Giải quyết thủ tục hành chính

• Kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà bộ phận “một cửa” chuyển đến.
• Cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.

Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin:

• Mã loại giấy tờ;
• Số định danh của tổ chức, cá nhân. Trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp;
• Tên giấy tờ;
• Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;
• Thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có)…

3. Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử

• Gắn mã số giấy tờ;
• Lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính của Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp Bộ, cấp Tỉnh.

Mã số giấy tờ gồm hai thành phần:

• Mã số định danh của cá nhân, tổ chức; 
• Mã loại giấy tờ. Trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

4. Lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

• Thời hạn bảo quản hồ sơ thủ tục hành chính điện tử: Được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.
• Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính: Được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp.

• Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói.
• Cho thuê máy scan chuẩn số hóa