Nổi bật, Tin số hoá
Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ và những điều cần lưu ý
Số hóa tài liệu lưu trữ được các cơ quan quản lý nhà nước và doanh nghiệp đưa vào quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn. Việc cân đối chi phí giữa việc mua sắm máy scan chuyên dụng, các phần mềm số hóa và nhân sự triển khai. Do đó, đơn giá số hóa tài liệu là yếu tố các đơn vị cần xem xét để phù hợp với nhu cầu và kinh phí.
Các lợi ích của việc số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất. Trung bình, nhân viên văn phòng cần 10 – 15 phút để tìm tài liệu. Dẫn đến năng suất lao động giảm, chi phí nhân sự tăng. Bằng cách thay thế quản lý tài liệu thủ công bằng quản lý tài liệu tự động, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tận dụng các lợi ích của quy trình xử lý thông tin tự động. Từ đó cải thiện độ chính xác và hiệu quả của việc xử lý tài liệu, tính bảo mật của thông tin. Những lợi ích của số hóa tài liệu có thể kể đến như:
- Dễ dàng truy cập, tìm kiếm tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
- Tiện ích trong việc trao đổi, chia sẻ thông tin, hồ sơ, tài liệu giữa các phòng ban, cá nhân.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành doanh nghiệp.
- Tự động hóa tài liệu cho phép các doanh nghiệp truy xuất tất cả các tài liệu của mình ngay lập tức và trong một hệ thống an toàn.
- Bảo quản tài liệu, thông tin an toàn.
☼ Tham khảo:
- Quy chuẩn và quy trình số hóa tài liệu
- Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO
- Dịch vụ scan tài liệu onsite và offsite
Đơn giá số hóa tài liệu
Đối với các Dự án số hóa, cần Lập Đề cương và Dự toán chi tiết đối với từng hạng mục: Chỉnh lý tài liệu, Scan tài liệu, Nhập liệu, Phần mềm lưu trữ tài liệu số, Thiết bị và hạ tầng CNTT. Có thể tham khảo các Quy định, Thông tư hướng dẫn sau đây.
Các Quy định và Thông tư hướng dẫn để lập Dự toán số hóa tài liệu
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 do Quốc hội Khóa 13 ban hành.
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/ 2014 của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Các Nghị định, Thông tư quy định về Lương, phụ cấp của cán bộ công chức viên chức.
Đối với Lập Kế hoạch Số hóa tài liệu của Doanh nghiệp hoặc cá nhân với quy mô đơn lẻ, đơn giá phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Số lượng & định dạng tài liệu, các yêu cầu chi tiết về số hóa.
Số lượng tài liệu
Đây là một trong những câu hỏi đầu tiên và cơ bản nhất, bạn cần định mức số hóa tài liệu nhằm ước lượng đơn giá tổng thể. Mỗi trang sẽ có giá quét theo quy định, thông thường giá cả sẽ khác nhau dựa vào số lượng tài liệu bạn muốn số hóa, càng nhiều tài liệu cần xử lý, chi phí càng thấp.
Định dạng tài liệu cần số hóa
Định dạng tài liệu quyết định cần thiết bị nào để thực hiện số hóa. Tài liệu khổ giấy A4, A3 hay dạng bản vẽ A0? Hiện không nhiều đơn vị có sẵn máy scan chuyên dụng A0 bởi chi phí đầu tư rất cao. Bạn có thể sử dụng phương án scan tài liệu A0 bằng máy photocopy để tiết kiệm chi phí.
Yêu cầu của bạn về chất lượng, khổ giấy sẽ ảnh hưởng lớn đến giá cả dịch vụ số hóa.
Giá dịch vụ quét tài liệu cho ảnh sẽ khác với giấy, giấy khổ A4 sẽ khác với các loại giấy khổ lớn: bản vẽ công trình, bản thiết kế,… điều quan trọng là cần phải trao đổi thống nhất với nhau về loại tài liệu cần quét nhằm dự trù chính xác về đơn giá cho quá trình số hóa tài liệu của bạn.
Yêu cầu tập hợp, bóc tách và đóng gói tài liệu
Việc tập hợp, bóc tách và đóng gói tài liệu chiếm rất nhiều thời gian trong quy trình số hóa. Nhiều dạng tài liệu rất khó bóc tách và đóng gói, phải sử dụng những thiết bị chuyên dụng đắt tiền.
Về phân loại tài liệu, bạn cần khảo sát được các thông tin sau:
- Tài liệu dập ghim thông thường.
- Tài liệu đóng gáy xoắn (gáy lò xo sắt, gáy lò xo nhựa,…).
- Tài liệu dán gáy + ghim.
- Tài liệu dạng sách (gáy dán keo, khâu chỉ).
- Các định dạng tài liệu khác: Hóa đơn (giấy mỏng), thẻ cứng, sổ đỏ (giấy dày).
Yêu cầu lưu trữ chuẩn số hóa
Tùy thuộc vào chức năng của từng loại máy sẽ có mức giá khác nhau, do đó sẽ có sự thay đổi đối với đơn giá số hóa tài liệu chung. Lưu ý lựa chọn những loại máy scan phù hợp với đúng nhu cầu và yêu cầu về chất lượng, các tính năng chuẩn số hóa.
Các yêu cầu nâng cao về số hóa:
- Xuất file PDF/A: Chuẩn lưu trữ số hóa, đảm bảo tài liệu của bạn không thể chỉnh sửa nội dung.
- Xuất file PDF Searchable: Có thể tìm kiếm nội dung bất kỳ bên trong tài liệu nhanh chóng.
- Nhận dạng văn bản OCR tiếng Việt.
iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp.
- Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói.
- Cho thuê máy scan chuẩn số hóa