Nên thuê máy scan hay sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu?

Máy scan đã trở nên phổ biến đối với các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thậm chí là đối với cá nhân. Nhưng nên lựa chọn sử dụng dịch vụ Thuê máy scan hay Số hóa tài liệu? Hãy cùng iScan phân tích về 2 loại dịch vụ này nhé!

☼ Tham khảo:

• Nên mua hay thuê máy scan cho văn phòng?
• Nên mua hay thuê máy photocopy
• Nên mua hay thuê máy in – đâu là giải pháp tối ưu

Nên thuê máy scan khi…

1. Số lượng tài liệu không nhiều

Số lượng tài liệu không nhiều và phát sinh không đều, việc thuê máy scan sẽ thuận tiện hơn và chi phí rẻ hơn.

2. Thời gian sử dụng máy scan không dài

Nếu công việc của bạn chỉ cần scan tài liệu trong thời gian từ vài tuần đến vài tháng, thuê máy scan là phương án tối ưu. Không mất chi phí đầu tư mua máy mới mà vẫn đảm bảo công việc số hóa hoàn thành.

3. Số lượng tài liệu không đều và rải rác nhiều nơi

Doanh nghiệp hay văn phòng của bạn có nhiều tài liệu để scan, nhưng lại rải rác ở nhiều nơi. Việc tập hợp cũng rất khó khăn, do vừa phải đảm bảo xử lí công việc hiện tại, vừa phải thực hiện số hóa. Vậy thì thuê máy scan cho một số phòng ban quan trọng là giải pháp tốt nhất. 

4. Có nhân sự để thực hiện công việc scan tài liệu

Đây là một yếu tố quan trọng để quyết định phương án phù hợp. Không những vậy, nhân sự không được đào tạo chuyên nghiệp về số hóa khiến thời gian hoàn thành công viêc kéo dài và có thể không đạt yêu cầu chất lượng. 

5. Tài liệu đòi hỏi bảo mật cao

Thực ra “vấn đề lăn tăn” này có thể được loại bỏ nếu tìm được đơn vị số hóa tài liệu uy tín – chuyên nghiệp.

iScan là đơn vị thực hiện nhiều dự án số hóa cho các Tập đoàn lớn và nhiều cơ quan quản lý Nhà nước. Chúng tôi luôn tuân thủ các quy định bảo mật nghiêm ngặt theo quy chuẩn ISO/IEC 27001:2013.

Nên Sử dụng dịch vụ Số hóa tài liệu trọn gói khi…

1. Số hóa khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn

• Khối lượng tài liệu nhiều, bạn cần phải tổ chức quản lý, sắp xếp khoa học để sử dụng hiệu quả nguồn dữ liệu này. 
• Công việc yêu cầu phải thực hiện trong thời gian ngắn.

iScan sẽ tư vấn và cung cấp dịch vụ số hóa và giải pháp lưu trữ, sử dụng tài liệu một cách tối ưu. Để tài liệu sau khi được số hóa không chỉ là những file mềm vô dụng, mà nó sẽ được ứng dụng hiệu quả trong công việc.

2. Cần thực hiện các yêu cầu chuẩn số hóa

Để lưu trữ và sử dụng file số hóa hiệu quả, đa số các đơn vị đều có các yêu cầu cao như:

• Xuất file PDF/A: Đảm bảo file mềm không thể chỉnh sửa, thêm bớt nội dung.
• PDF Searchable: Tìm kiếm được nội dung trên file PDF.
• OCR các ngôn ngữ (đặc biệt có tiếng Việt): Có thể chuyển đổi file ảnh sang file Word, Excel,…

Những yêu cầu này thường chỉ có ở các máy scan có mã dự án. Vì vậy, các đơn vị thực hiện dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp như iScan mới đáp ứng được.

3. Không có nhân sự hoặc không gian để thực hiện scan tài liệu

Trong quá trình số hóa, rất nhiều công việc phát sinh mà bạn không lường trước được. Từ bóc tách tài liệu, khâu nhập liệu, đến phân loại và tổng hợp tài liệu sau khi hoàn thành. Nhân sự của iScan được đào tạo bài bản về các quy trình số hóa, đảm bảo công việc hoàn thành chất lượng – hiệu quả – nhanh chóng.

iScan cung cấp dịch vụ Số hóa tài liệu chuyên nghiệp

• Cho thuê máy scan, kèm các phần mềm bản quyền chuẩn số hóa.
• Dịch vụ Số hóa tài liệu trọn gói.
• Tư vấn lập Đề án số hóa tài liệu và các giải pháp cho doanh nghiệp.