Nên mua máy scan hay thuê máy scan cho văn phòng?

Máy scan ngày càng trở nên phổ biến đối với khách hàng là các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thậm chí là đối với cá nhân. Một câu hỏi đặt ra là: Nên mua máy scan hay thuê máy scan? iScan sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi đó!

Xác định mục đích scan tài liệu? 

Trước hết, bạn cần xác định được mục đích công viêc scan tài liệu là gì:

• Scan tài liệu văn phòng hàng ngày;
• Scan tài liệu để số hóa;
• Scan tài liệu cá nhân (tủ sách cá nhân).

Khi đã biết chính xác nhu cầu công việc, bạn sẽ có những định hướng rõ ràng liên quan đến lựa chọn thiết bị và chi phí dự kiến. Hãy tham khảo tư vấn của iScan sau đây!

Nên mua máy scan khi…

“Cô ấy phải là của riêng mình“, “thiết bị này phải là của riêng mình“. Nhìn chung, chúng ta đều có thói quen thích sở hữu. Sau đó thiết bị ấy vào tay ta có sử dụng tốt không? Có sử dụng đúng cách không? Có lãng phí khi đầu tư không? Đó là một câu chuyện khác. Thực tế, iScan đã gặp một số khách hàng bỏ tiền mua máy cả mấy chục triệu, nhưng sau vài năm, số trang tài liệu mà counter máy đếm được chỉ vài ngàn, thậm chí có trường hợp vài chục trang. Tính ra để scan 1 trang có khi lên đến cả triệu đồng! 

Vậy khi nào doanh nghiệp của bạn nên mua máy scan? 

• Tài chính sẵn sàng: Một chiếc máy scan chuyên dụng có chi phí khá lớn, từ 10 triệu đến gần 100 triệu, tùy tính năng và độ bền của máy.
• Sử dụng dài hạn cho văn phòng: Do yêu cầu công việc, các bộ phận cần phải thường xuyên sử dụng đến máy scan. Hiện tại iScan cũng có các gói cho thuê máy scan dài hạn cho văn phòng với chi phí chỉ từ 300k/tháng. Đây là mức chi phí mà không đơn vị nào trên thị trường có thể cung cấp được!
• Chỉ sử dụng những tính năng cơ bản để lưu trữ tài liệu.

Nhưng nếu mua máy scan, bạn nên lưu ý: Chi phí thay thế linh kiện máy scan rất đắt đỏ. Điển hình như: Giá một đèn scan từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng. Và còn hàng loạt linh kiện khác như: adapter, card formatter, rulo cuốn giấy, bộ tách giấy, khay ADF chứa giấy vào,… 

☼ Tham khảo: Tư vấn lựa chọn máy scan cho doanh nghiệp

Nên thuê máy scan khi…

Nhu cầu sử dụng máy scan trong thời gian ngắn

Với các công việc cần scan tài liệu trong thời gian ngắn (từ 1 vài tuần đến 1 vài tháng), việc mua sắm là rất lãng phí. 

Để thực hiện các dự án số hóa tài liệu

• Các dự án số hóa thường có tính chất ngắn hạn và các định dạng tài liệu khá phức tạp. Từ giấy A5, A4, A3; đến việc tài liệu cũ nhàu, hoặc tài liệu dạng đóng gáy không thể bóc tách.
• Các máy scan để đáp ứng cho dự án số hóa tài liệu thường rất đắt đỏ.
• Để tối ưu thời gian và các chi phí phát sinh khi thực hiện các dự án số hóa, chúng ta thường tận dụng tối đa công suất của thiết bị. Vì vậy, máy scan sẽ bị hao mòn rất nhanh, và chi phí linh kiện cho máy scan là rất cao.

Bởi vậy, các dự án số hóa thường chọn dịch vụ Thuê máy scan làm chân lý!

Cần máy scan tốc độ cao và phần mềm scan chuẩn số hóa

• Một chiếc máy scan A4 tốc độ cao, hiện đại, bền bỉ và hoạt động ổn định có giá từ 30 triệu VNĐ đến 100 triệu (tùy tốc độ, cấu hình). 
• Một chiếc máy scan A3 loại rẻ cũng có giá trên 60 triệu, và máy tốc độ cao có thể lên đến hơn 200 triệu.
• Đó là chưa tính đến chi phí phần mềm bản quyền chuẩn số hóa: tự bóc tách, gộp tài liệu; tự loại bỏ trang trắng; xuất file định dạng PDF/A, PDF searchable, OCR các ngôn ngữ…

Nhìn bảng kê chi phí, bạn đã có thể tự có câu trả lời cho mình trong trường hợp này.

Cần một dịch vụ trọn gói và nhanh chóng

Nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ thuê máy scan bởi những giá trị thu được. Không chỉ vấn đề chi phí hợp lí, mà họ tiết kiệm được thời gian và nhân lực.

• Công việc không bị gián đoạn, đảm bảo tính liên tục. 
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.
• Thay đổi máy scan tùy theo nhu cầu công việc. 

iScan cung cấp dịch vụ Cho thuê máy scan, số hóa tài liệu chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm triển khai dịch vụ Cho thuê máy văn phòng, iScan tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp tối ưu về in ấn, số hóa tài liệu:

• Dịch vụ trọn gói, tiết kiệm chi phí: Không mất chi phí đầu tư và chi phí khấu hao thiết bị.
• Thời gian thuê linh hoạt: Ngắn hạn (theo ngày, tuần, tháng) hoặc dài hạn (hợp đồng từ 12 tháng).
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng.
• Cấp đổi máy scan công suất cao hơn theo nhu cầu công việc.