Tiêu chuẩn đầu ra file chuẩn số hóa theo Luật lưu trữ 2024

Việc chọn định dạng đầu ra tài liệu số hóa cần tuân thủ chặt chẽ hồ sơ tài liệu chuyên ngành. Cụ thể:

• Văn bản hành chính, bản vẽ: PDF
• Hồ sơ hộ tịch: JPEG.
• Hồ sơ khối Đảng: TIFF

Đa số các Dự án số hóa sử dụng chuẩn đầu ra PDF, vì vậy trước hết chúng ta cùng tìm hiểu về chuẩn đầu ra PDF.

Tiêu chuẩn đầu ra file chuẩn số hóa theo Luật Lưu trữ 2024

Tiêu chuẩn file PDF số hóa (đặc biệt cho lưu trữ) yêu cầu định dạng PDF/A (ISO 19005 hoặc TCVN 14159:2024) để đảm bảo không chỉnh sửa được, độ phân giải tối thiểu 200-300 dpi, màu sắc đầy đủ, hỗ trợ tìm kiếm văn bản (OCR tiếng Việt), và có thể bổ sung chữ ký số cùng cấu trúc đặt tên file rõ ràng, tuân thủ theo các quy định của Bộ Nội vụ (Thông tư 05/2025/TT-BNV) để đảm bảo tính pháp lý và bảo quản lâu dài.

☼ Tham khảo: Lựa chọn máy scan chuẩn số hóa

1. Định dạng file & phiên bản

• PDF/A (ISO 19005): Đây là chuẩn bắt buộc, được thiết kế cho lưu trữ dài hạn, ngăn chặn chỉnh sửa nội dung, có các phiên bản như PDF/A-2, PDF/A-3, PDF/A-4.
• Phiên bản: PDF 1.4 trở lên.

2. Tiêu chuẩn kỹ thuật hình ảnh

• Màu sắc: Ảnh màu (24-bit độ sâu màu).
• Độ phân giải (DPI): Tối thiểu 200 dpi (hành chính), 300 dpi (bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu cũ nhàu).
• Tỷ lệ số hóa: 100% (tất cả các trang).

3. Tính năng và nội dung

• PDF Searchable: Hỗ trợ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đa ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt để phục vụ việc tra cứu và khai thác dữ liệu hiệu quả.
• Chữ ký số:
  • Vị trí: Góc trên, bên phải trang đầu tiên của tệp tin.
  • Hình ảnh dấu: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước thực, định dạng PNG.
  • Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (theo chuẩn ISO 8601).

Quy định về đặt tên file

Việc đặt tên file cần đảm bảo tính khoa học, dễ tìm kiếm/ tra cứu và tuân thủ theo quy định. Tên file số hóa cần đồng bộ và sắp xếp thư mục như hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý (bản cứng).

1. Cấu trúc đặt tên file theo hồ sơ lưu trữ

• Công thức: [Mã định danh cơ quan]_[Mã phông]_[Mục lục số]_[Hồ sơ số]_[Tờ số]
• Ví dụ: 000.00.00.G12_P01_ML01_HS005_001.pdf (Trong đó 001 là số thứ tự tờ tài liệu trong hồ sơ)

2. Quy tắc kỹ thuật bắt buộc

• Ký tự: Chỉ sử dụng chữ cái Tiếng Việt không dấu (A-Z), chữ số (0-9).
• Ký tự đặc biệt: Không sử dụng khoảng trắng (space) hoặc các ký tự đặc biệt như @, #, $, %, ^, &, *. Chỉ sử dụng dấu gạch dưới _ hoặc dấu gạch nối - để phân tách các thành phần.
• Độ dài: Tên file không nên quá dài (thường tối đa 255 ký tự bao gồm cả đường dẫn), nhưng cần đảm bảo chứa đủ thông tin định danh.

3. Đặt tên văn bản điện tử phát sinh (Văn thư)

• Cấu trúc: [Số ký hiệu văn bản]_[Ngày ban hành] (định dạng YYYYMMDD hoặc DDMMYYYY tùy quy định nội bộ cơ quan).
• Ví dụ: 123-QD-UBND_15012026.pdf.

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện

• Cho thuê máy scan chuyên dụng cho các Dự án số hóa tài liệu
• Dịch vụ chỉnh lý tài liệu &  Vật tư lưu trữ
• Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
• Phần mềm kho lưu trữ số

Chi tiết vui lòng liên hệ Hotline: 089 6688 636