Nổi bật, Tin số hoá
Tại sao phải dùng định dạng PDF/A khi số hóa tài liệu?
Số hóa tài liệu trở thành yêu cầu bắt buộc với các tổ chức, cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp và các doanh nghiệp. Nhưng Số hóa tài liệu cần tuân theo những quy chuẩn gì? Tại sao phải dùng định dạng PDF/A khi số hóa tài liệu?
Bạn nghĩ sao nếu các tài liệu được số hoá, nhưng một ai đó có thể chỉnh sửa nội dung bên trong? Chỉnh sửa một con số, một vài điều khoản quan trọng, hoặc thậm chí thêm bớt trang. Đó là điều tối kỵ phải không nào? Đó là lý do chuẩn định dạng PDF/A ra đời và trở thành chuẩn định dạng cho số hoá. Nó được mã hoá thông tin & không thể chỉnh sửa.
Chuẩn định dạng số hoá PDF/A
PDF/A hay viết đầy đủ là PDF – Archive là một tập hợp con của định dạng PDF. Nó được thiết kế đặc biệt cho việc lưu trữ lâu dài của tài liệu điện tử. PDF/A, xác nhận của ISO là tiêu chuẩn quốc tế ISO 19005-1:2005.
Sau này PDF/A được phát triển thêm nhiều định dạng mở rộng như PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, PDF/A-4. Các phiên bản về sau được nâng cấp chuẩn bảo mật cao hơn và các tính năng nổi bật. Kể cả bạn có dùng phần mềm chuyên nghiệp như Adobe Acrobat hay Foxit PDF Editor (trước đây là Foxit Phantom), bạn cũng không thể chỉnh sửa nội dung. Một số phiên bản có thể cho phép chỉnh sửa, nhưng nó vẫn sẽ lưu lại dấu vết cũ (để chứng minh tài liệu đã bị chỉnh sửa nội dung so với bản gốc).
PDF /A có hai tính năng chính: Đầu tiên, mỗi tài liệu ở định dạng này được hoàn toàn khép kín. Vì vậy, nó chỉ sử dụng phông chữ có BẢN QUYỀN cho phép xem không giới hạn số lượt xem. Tuy nhiên với các hoạt động như tải về hay dùng chùa thì lại không được.
Ở tình năng thứ 2, rất phù hợp với tính năng đầu tiên. Đó là PDF/A tài liệu không thể sử dụng bất kỳ dữ liệu bên ngoài. Do đó, họ có thể không sử dụng các siêu liên kết điều này giúp cho cho các định dạng này. Ngăn cấm việc sử dụng các clip âm thanh hoặc video, chữ viết. Hoặc cách gọi thực thi lệnh, mã hóa, vv… Cho nên có thể thấy dữ liệu dạng này rất an toàn và bảo mật tốt.
☼ Tham khảo thêm:
iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp:
- Cho thuê máy scan
- Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói
- Tư vấn giải pháp chuyển đối số cho doanh nghiệp.