So sánh tài liệu lưu trữ số và tài liệu lưu trữ giấy

Tài liệu số được là loại tài liệu điện tử mà thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiện số cùng với sự hỗ trợ của công nghệ, thiết bị số (kỹ thuật số). Tài liệu lưu trữ số là tài liệu số, có giá trị ở các mức độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lựa chọn và lưu trữ trong môi trường số. Ở Việt Nam, khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu số, tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số đang được sử dụng với nội hàm giống nhau và đều hướng tới loại hình tài liệu đã và đang hình thành trong cơ quan, tổ chức và được ký số, xác thực số. Bài viết này sẽ giới thiệu một số đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ số.

1. Đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ số

Từ khái niệm nêu trên chúng ta có thể nhận thấy, tài liệu lưu trữ số là một loại tài liệu lưu trữ mang những đặc điểm cơ bản của thời đại công nghệ, cụ thể như sau:

Thông tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện kỹ thuật số.

• Nói cách khác, để chuyển tải và trình chiếu thông tin bằng ký hiệu ngôn ngữ, những chuyên gia công nghệ thông tin đã tốn nhiều công sức trong việc sử dụng các công thức toán học hệ nhị phân, phức tạp để thiết lập các phần mềm ghi tin và xây dựng cơ sở dữ liệu. Điều này cũng có nghĩa là, các phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc ghi tin và tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số. Nếu chúng ta có một bộ máy tính với đầy đủ các thiết bị, môi trường làm việc thuận lợi và con người biết sử dụng máy tính nhưng thiếu các phần mềm, chúng ta cũng không thể tạo lập ra những tài liệu điện tử. Bởi lẽ, chúng ta không thể mã hóa toàn bộ các ký tự, chữ, số từ bàn phím máy tính vào các ổ cứng và thể hiện, trình chiếu nó lên màn hình. Đây cũng chính là yếu tố ẩn của tài liệu lưu trữ số khiến không ít người có thể hiểu tường tận và chính xác bản chất của việc tạo lập ra nó.

Tài liệu lưu trữ số chỉ được tạo ra, lưu trữ và sử dụng được khi có sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật số, trong môi trường điện tử.

• Như chúng ta đã biết, sự ra đời của tài liệu điện tử gắn liền với sự ra đời và phát triển của máy vi tính và các phần mềm ghi tin, tạo lập văn bản. Trong thực tế, nếu như không có các phương tiện kỹ thuật số, chúng ta không thể tạo lập và lưu trữ tài liệu số. Ngay cả khi tài liệu lưu trữ số đã được tạo lập hoàn chỉnh nhưng không có các phương tiện kỹ thuật số và môi trường điện tử, chúng ta cũng không thể tiếp cận được nó. Chẳng hạn như, một ổ cứng có chứa rất nhiều tài liệu lưu trữ số với những thông tin quý giá, nhưng nếu muốn tiếp cận và sử dụng những thông tin trong ổng cứng đó con người phải có các thiết bị điện tử để trình chiếu, in ấn hoặc thể hiện những thông tin đó dưới dạng ngôn ngữ và ngay cả khi con người đã có đầy đủ các phương tiện kỹ thuật số nhưng không đặt nó trong môi trường điện tử, chúng ta cũng không thể tiếp cận những tài liệu đó. Chính vì vậy, các phương tiện kỹ thuật số và môi trường điện tử đóng vai trò cốt yếu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ tài liệu số.

Tài liệu lưu trữ số tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông tin thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác nhau.

• Việc tiếp nhận các thông tin trong tài liệu lưu trữ số cũng đa dạng và phong phú. Bằng sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật số và các phần mềm tạo lập và quản lý đặc biệt, chúng ta có thể tiếp nhận thông tin trong tài liệu lưu trữ số thông qua cách thức mô tả thông tin chi tiết, tỉ mỉ, nhiều lớp.

Tài liệu lưu trữ số được xác thực bằng chữ ký số nhằm bảo toàn tính toàn vẹn của tài liệu.

• Đây là một trong những công nghệ phù hợp trong giai đoạn hiện nay nhưng cũng là một trong những giải pháp có thể gặp rủi ro trong tương lai. Bởi lẽ, theo dự đoán của các chuyên gia, công nghệ tạo lập chữ ký số rất có thể sẽ bị phá vỡ trong 5 năm tiếp theo. Điều đó có nghĩa là, nguy cơ về tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số có ký số rất có thể bị xâm phạm sau 5 năm tới. Chính vì vậy, việc tìm kiếm giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn cho tài liệu lưu trữ ký số có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn vẫn đang là thách thức lớn của khoa học lưu trữ nói riêng và khoa học công nghệ thông tin nói chung.

2. So sánh tài liệu lưu trữ số và tài liệu lưu trữ giấy

Từ khái niệm và đặc điểm tài liệu lưu trữ số đã phân tích, có thể thấy tài liệu lưu trữ số có những khác biệt cơ bản so với tài liệu lưu trữ giấy và các tài liệu lưu trữ truyền thống khác từ cách thức tạo lập; chất liệu vật mang tin; các đặc tính, phương pháp ghi tin, truyền đạt và khai thác thông tin; cách thức lưu trữ thông tin. Những sự khác biệt đó cũng dẫn đến những ưu điểm và hạn chế nhất định trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ số so với quản lý và lưu trữ tài liệu giấy nói riêng và tài liệu truyền thống nói chung. Sự khác biệt cụ thể tại Bảng 1 dưới đây:

Bảng 1: So sánh tài liệu lưu trữ số và tài liệu lưu trữ giấy

Tóm lại, tài liệu lưu trữ số có những đặc điểm đặc thù, ưu điểm và hạn chế nhất định so với tài liệu lưu trữ giấy và các loại tài liệu lưu trữ truyền thống. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ số là sản phẩm ghi tin, truyền đạt và lưu trữ thông tin trong thời đại công nghệ số. Chính vì vậy, việc tìm giải pháp khắc phục những hạn chế và phát huy tối đa những ưu thế của tài liệu lưu trữ số là trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ và công nghệ trong bối cảnh hiện nay.

* Trích kết quả Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Cơ sở khoa học xác định một số yêu cầu kỹ thuật của Kho Lưu trữ số”, Bộ Nội vụ, 2022.

TS. Nguyễn Thị Chinh(Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử)