Quy trình thực hiện Số hóa Sổ hộ tịch

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Hộ tịch 2014 thì hộ tịch là những sự kiện được quy định về việc xác nhận khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi. cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử; xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến chết.

Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ hộ tịch chủ yếu bằng giấy và được bảo quản lưu trữ với độ bảo mật cao tuy nhiên việc lưu trữ số lượng tài liệu khổng lồ này gặp không ít khó khăn và hiểm hoạ như mối mọt, cháy nổ hay thiên tai gây thất thoát tài liệuVì vậy, số hoá hồ sơ hộ tịch là đòi hỏi cấp thiết trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia.

Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch. Sau đó cập nhật dữ liệu lên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

☼ Tham khảo: Triển khai số hóa sổ hộ tịch – Thực trạng & Giải pháp

Lợi ích Số hóa sổ hộ tịch

Tạo sự thống nhất, đồng bộ

  • Thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc.
  • Đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, CSDL quốc gia về dân cư và các CSDL chuyên ngành khác có liên quan.
  • Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch. 

Giải quyết các thủ tục pháp lý rườm rà

  • Loại bỏ việc lưu trữ bằng giấy cồng kềnh.
  • ThônG tin cá nhân được tích hợp đầy đủ trên hệ thống CSDL dùng chung. Giảm các thủ tục hành chính, và công viêc giải quyết nhanh chóng
  • Trong trường hợp cần xuất trình giấy tờ hộ tịch cá nhân, người dân không cần phải nộp nhiều giấy tờ rườm rà cùng lúc. Điều này vừa tạo sự thuận lợi cho người dân vừa giảm bớt gánh nặng hành chính cho cơ quan nhà nước. Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu quả đăng ký và quản lý sổ hộ tịch. 

Quy trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch

☼ Tham khảo: [Bộ Tư pháp] Tài liệu hướng dẫn thực hiện Số hóa Sổ hộ tịch

Bước 1. Thu thập và phân loại sổ hộ tịch

Dữ liệu Sổ hộ tịch cần số hóa gồm:

  • Sổ Đăng ký khai sinh.
  • Sổ Đăng ký kết hôn.
  • Sổ Đăng ký khai tử.
  • Sổ Đăng ký nuôi con nuôi.

Bước 2. Scan tài liệu 

  • Scan hoặc chụp ảnh các sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại tại bước 1. Lưu ý: Mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng.
  • Nén các file PDF của cùng một loại sổ hộ tịch gỗ vào chung 1 file .zip riêng
  • Đặt tên file. zip theo quy tắc được hướng dẫn.

Bước 3. Xử lý dữ liệu sau khi số hóa

  • Tạo lập các file dữ liệu Excel chứa dữ liệu hộ tịch.
  • Tại file Excel, gắn link đường dẫn nơi lưu file scan PDF.

Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào hệ thống

Thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Bước 5: Nghiệm thu kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp

☼ Hotline tư vấn: 024 7303 1068 – 089 6688 636

5/5 - (7 bình chọn)

Trả lời

error: Nội dung bản quyền bởi iScan.vn