Lưu trữ trọn đời: Thúc đẩy hiệu suất doanh nghiệp cùng lưu trữ số

Chuyển đổi từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số chính là chất xúc tác cho sự tăng trưởng năng suất mang tính cách mạng của doanh nghiệp. Số hóa tài liệu không chỉ là đơn giản là chuyển đổi tài liệu sang dạng điện tử. Đó là đơn giản hóa quy trình làm việc, lưu trữ thông minh, tăng hiệu quả và năng suất làm việc với sự trợ giúp của máy scan.

Lưu trữ truyền thống: Tốn kém và hiệu suất thấp

Theo cách lưu trữ hồ sơ truyền thống có một số đặc điểm dễ nhận thấy:

• Người dùng cần có một diện tích lớn để sắp xếp hàng loạt tài liệu bản cứng và các hồ sơ cần thiết.
• Mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và sàng lọc tài liệu do thường xuyên gặp phải tình trạng sai tên, để nhầm vị trí,…
• Không đảm bảo tài liệu có thể sử dụng về lâu dài (do môi trường, điều kiện bảo quản).
• Nhiều thông tin quan trọng được lưu trữ dạng văn bản, vì thế việc bảo mật là thách thức lớn.

☼ Tham khảo: Thực trạng lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp – Những con số báo động

Lưu trữ số – Thay đổi năng suất làm việc

Với kho lưu trữ thông minh, ta có thể loại bỏ rất nhiều yếu tố gây cản trở năng suất của nhân sự và sự phát triển tổ chức:

• Giảm không gian lưu trữ tài liệu chỉ với chiếc máy scan nhỏ gọn.
• Dễ dàng truy cập và trích xuất thông tin.
• Khả năng scan tài liệu từ điện thoại di động. Ký tài liệu trên các ứng dụng như DocuSign và tính năng lưu trữ vô hạn của đám mây. Doanh nghiệp sử dụng tài liệu điện tử sẽ không bị hạn chế bởi phương pháp lưu trữ truyền thống.
• Scan tài liệu lên đám mây không chỉ giúp lưu trữ, truy xuất tài liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn mà còn giảm tác động đến môi trường bằng cách giảm nhu cầu về giấy và in ấn.
• Bảo mật dữ liệu bằng cách phân quyền truy cập dữ liệu theo User hoặc Phòng ban.

Công nghệ không ngừng phát triển, doanh nghiệp phải luôn đặt khách hàng làm trọng tâm. Do đó, tổng hợp  và lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng là nhu cầu cấp thiết. Tài liệu tryền thống được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi. Còn lưu trữ điện tử mang đến một nguồn thông tin duy nhất. Nhờ đó, thông tin luôn chính xác, đáng tin cậy và cho phép truy cập ngay lập tức.

Sau khi hợp nhất tài liệu, mọi thành viên trong cùng một tổ chức có thể truy cập cùng một thông tin, nâng cao trải nghiệm dịch vụ cá nhân hóa cho khách hàng.

Lợi ích của Scan cùng tính bền vững

Một trong những lợi ích ít được nhắc đến của Lưu trữ số chính là tính bền vững mà nó mang lại. Với những tổ chức có nhiều tài liệu bảo mật, bằng cách chia sẻ thông qua nền tảng kỹ thuật số, nhu cầu gửi tài liệu qua thư từ và chuyển phát nhanh sẽ giảm đi. Giảm nguy cơ thất thoát thông tin bảo mật, và giảm đáng kể lượng khí thải carbon.

Mặc dù nhiều ngành công nghiệp đang chuyển đổ số, nhưng giấy tờ bản cứng vẫn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày, dù là tài liệu pháp lý, tài chính hay hồ sơ và biên lai y tế, khách hàng và chính phủ. Lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp giữ chân và thu hút khách hàng mới.

Tóm lại, lưu trữ điện tử là một hình thức hiệu quả thay cho lưu trữ truyền thống để tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

iScan cung cấp giải pháp Số hoá tài liệu toàn diện cho doanh nghiệp

• Cho thuê máy scan
• Dịch vụ Số hoá tài liệu
• Tư vấn giải pháp số hoá

☼ Hotline: 024 7303 1068 – 089 6688 636