Thực trạng lưu trữ tài liệu doanh nghiệp: Những con số báo động

Tài liệu trở nên quan trọng tại thời điểm chúng ta cần nó cho công việc. Nhưng sau đó, những tờ giấy, file tệp dần “trôi vào dĩ vãng”,… Vô tình, chúng trở nên lộn xộn, thiếu khoa học, từ đó dẫn đến việc tiêu tốn chi phí doanh nghiệp và ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của nhân sự. Hãy cùng iScan xem thực trạng lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp.

30% thời gian làm việc để tìm kiếm tài liệu

• Khoảng 2 tiếng làm việc của nhân viên dùng để tìm kiếm tài liệu
• Để hoàn thành các công việc hàng ngày, nhân viên phải tra cứu tài liệu trong doanh nghiệp, đặc biệt là các nhân viên đảm nhiệm công việc hành chính, nhân sự, kế toán,…
• Nếu là tài liệu giấy, nhân viên phải tìm kiếm thủ công trên các tủ kệ và cả ở các phòng ban khác.
• Nếu là tài liệu bản mềm, nhân viên phải truy cập hệ thống hoặc “mượn” tài liệu qua các phần mềm chat,…

⇒ Việc này gây mất thời gian làm việc chuyên môn của nhân viên, mất tập trung, giảm hiệu suất làm việc.

Thông tin mật của doanh nghiệp nằm trên giấy

• 95% thông tin của công ty đang tồn tại trên giấy
• Hầu hết các thông tin nội bộ quan trọng trong công ty đang được lưu trữ trên giấy tờ.
• Nhưng giấy tờ có thể dễ bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ, bảo quản lâu ngày, thất lạc theo thời gian, bị phụ thuộc hoàn toàn vào nhân sự/ phòng ban quản lý.

Trung bình mỗi nhân sự sử dụng 10.000 tờ giấy mỗi năm

• Trung bình một nhân viên dùng hết 10.000 tờ giấy/năm.
• 70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ thùng rác sau đó khoảng 3 tháng.
• Việc sản xuất giấy tiêu tốn 13-15% sản lượng gỗ toàn cầu. Trái đất đã mất đi 257.000 km2 rừng. 
• Để sản xuất 1 trang giấy, cần trung bìn 40 lít nước.

iScan cung cấp giải pháp Số hoá tài liệu toàn diện cho doanh nghiệp

• Cho thuê máy scan
• Dịch vụ Số hoá tài liệu
• Tư vấn giải pháp số hoá