Tin số hoá
Đơn giá chỉnh lý tài liệu và quy trình chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu. iScan sẽ chia sẻ Đơn giá chỉnh lý tài liệu và quy trình chỉnh lý tài liệu trong bài viết này.
Đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Theo đó, đơn giá chỉnh lý tài liệu được tính theo 2 quy định sau, tại:
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu.
Như vậy, đơn giá chỉnh lý tài liệu được căn cứ trên Thông tư và một số yếu tố khác như:
- Thực hiện đầy đủ 23 bước theo Quy trình được hướng dẫn tại Thông tư số 12/2010/TT-BNV
- Theo yêu cầu khác của Chủ đầu tư (do đặc thù lưu trữ của đơn vị)
- Thực trạng tài liệu lưu trữ
- Địa điểm thực hiện chỉnh lý
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Bước 1. Xác nhận – Đảm bảo tài liệu được cung cấp chính xác và liên quan.
Bước 2. Sắp xếp – Sắp xếp các mục theo trình tự và phân loại theo các bộ khác nhau
Bước 3.Tóm tắt – Dựa vào thông tin chi tiết của dữ liệu, tóm tắt các thông tin chính để dễ phân loại.
Bước 4. Tập hợp – Kết hợp nhiều phần dữ liệu.
Bước 5. Phân tích – Thu thập, tổ chức, phân tích, giải thích và trình bày dữ liệu
Bước 6. Báo cáo – Liệt kê chi tiết hoặc dữ liệu tóm tắt hoặc thông tin được tính toán.
Bước 7. Phân loại – Tách dữ liệu thành các loại khác nhau.
☼ Tham khảo: Quy chuẩn và quy trình số hóa tài liệu
Vì sao lựa chọn dịch vụ Chỉnh lý tài liệu của iScan
- iScan cung cấp Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói, bao gồm: Dịch vụ chỉnh lý tài liệu, dịch vụ scan tài liệu, dịch vụ nhập liệu.
- Triển khai nhanh chóng, chính xác, đảm bảo thời gian theo yêu cầu.
- Tư vấn giải pháp triển khai phù hợp với từng đơn vị, tiết kiệm chi phí.
- Đối tác tin cậy của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp lớn.
- Nhân sự chuyên nghiệp: Nhân sự được đào tạo bài bản về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Bảo mật tài liệu: iScan thực hiện chế độ bảo mật chuyên nghiệp đối với tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của Nhà nước.
- Về chất lượng chỉnh lý: Công ty cam kết thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đạt chất lượng theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bảo đảm tra tìm thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận lợi.
Phương án tổ chức thực hiện
Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; iScansẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:
- Kế hoạch thực hiện.
- Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu từ…………… đến ……………..
- Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau)
| TT | Nội dung công việc | Chi tiết |
| 01 | Giao, nhận tài liệu | Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) |
| 02 | Đưa tài liệu ra chỉnh lý | Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý |
| 03 | Vệ sinh sơ bộ tài liệu | |
| 04 | Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý |
|
| 05 | Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại | |
| 06 | Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ | a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. |
| 07 | Biên mục phiếu tin | (Các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14). Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06) |
| 08 | Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại | |
| 09 | Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin | |
| 10 | Biên mục hồ sơ |
|
| 11 | Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ | |
| 12 | Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ | |
| 13 | Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ |
|
| 14 | Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ | |
| 15 | Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp) | |
| 16 | Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp) | Nhãn hộp (BM-CLTLG-07) |
| 17 | Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá | Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) |
| 18 | Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu | |
| 19 | Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin | |
| 20 | Bàn giao tài liệu | |
| 21 | Lập mục lục hồ sơ |
|
| 22 | Xử lý tài liệu loại |
|
| 23 | Kết thúc chỉnh lý |
|
iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp
- Cho thuê máy scan
- Dịch vụ số hóa tài liệu và tư vấn giải pháp số hóa.
- Phần mềm scan hỗ trợ OCR tiếng Việt.
☼ Hotline tư vấn: 024 7303 1068 – 089 6688 636
