Tin số hoá
Đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ bao gồm Đơn giá nhân công và Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý. iScan sẽ hướng dẫn cách xác định đơn giá Chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo đúng Quy định của Bộ Nội vụ và các văn bản pháp luật liên quan.
Căn cứ xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Đơn giá chỉnh lý tài liệu là căn cứ để lập dự toán, cấp phát, thanh quyết toán kinh phí khi thuê, khoán dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước chỉnh lý tài liệu giấy. Các căn cứ áp dụng khi xây dựng đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm:
- Nghị định số 24/2023/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2023 của Chính phủ quy định mức lương cơ sở đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.
- Quyết định ban hành đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ (theo quy định riêng của từng địa phương).
- Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm ttheo giá thị trường.
☼ Tham khảo: Dịch vụ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cung cấp bởi iScan
Định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy
Theo Điều 3, Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy:
- Định mức lao động chi tiết chỉnh lý tài liệu tiếng Việt: Hệ số 1,0
- Định mức lao động chỉnh lý tài liệu bằng tiếng nước ngoài được nhân với hệ số 1,5 và được lấy làm căn cứ để xác định định mức lao động phục vụ, quản lý tương ứng;
- Định mức lao động chỉnh lý tài liệu hình thành kể từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 trở về trước, các tài liệu của cá nhân được nhân với hệ số 1,3.
Phương pháp xác định đơn giá tiền lương nhân công chỉnh lý tài liệu giấy
1. Đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0 được xác định theo các bước như sau:
a) Bước 1: Xác định tiền lương thời gian của từng bước công việc (BCV) trong quy trình chỉnh lý
Ký hiệu là Vi (i = 1, 2, 3, …, 23), theo công thức sau:
|
Vi = |
Tiền lương cơ bản của BCV + Tiền lương bổ sung theo chế độ BCV + Các khoản nộp theo lương của BCV + Phụ cấp độc hại |
(đồng/phút) |
|
26 ngày x 8 giờ x 60 phút |
Trong đó:
– Tiền lương cơ bản của BCV bằng mức lương tối thiểu chung Nhà nước quy định cho từng thời kỳ nhân với hệ số lương của BCV (áp dụng theo Bảng lương chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, Bảng số 3).
– Tiền lương bổ sung theo chế độ của BCV bằng tiền lương cơ bản của BCV nhân với 0,1 (hệ số ngày nghỉ được hưởng lương theo chế độ).
– Các khoản nộp theo lương của BCV bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, được tính bằng tổng của tiền lương cơ bản và tiền lương bổ sung theo chế độ của BCV nhân với tỷ lệ quy định của Nhà nước cho từng thời kỳ.
– Phụ cấp độc hại bằng mức lương tối thiểu chung Nhà nước quy định cho từng thời kỳ nhân với hệ số độc hại là 0,2 (quy định tại Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ).
– 26 ngày là số ngày công trong 01 tháng; 8 giờ là thời gian lao động trong 01 ngày và 60 phút là thời gian trong 01 giờ.
b) Bước 2: Xác định đơn giá tiền lương của từng BCV trong quy trình chỉnh lý
Ký hiệu là Vsp.i (i = 1, 2, 3, …, 23),theo công thức:
Vsp,i = Vi x Tsp,i (đồng/mét giá).
Trong đó:
– Vi là tiền lương thời gian của từng BCV, đơn vị tính là đồng/phút.
– Tsp,i là mức lao động tổng hợp của từng BCV, đơn vị tính là phút/mét giá tài liệu. Các mức lao động chi tiết chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0 của quy trình chỉnh lý quy định tại Phụ lục số 02 của Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
c) Bước 3: Xác định đơn giá tiền lương (Vsp) của cả quy trình chỉnh lý tài liệu
Vsp = Vsp,1 + Vsp,2 + … Vsp,i + … Vsp,23 (đồng/mét giá).
Trong đó Vsp,i là đơn giá tiền lương của từng BCV trong 23 BCV của quy trình chỉnh lý tài liệu.
2. Đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số khác hệ số 1,0:
Xác định theo đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0 nhân với các hệ số quy định tại Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
CÁCH XÁC ĐỊNH ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG CỦA CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY CÓ HỆ SỐ 1,0
(Kèm theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ)
|
TT |
Nội dung công việc |
Ngạch, bậc viên chức |
Hệ số lương (Hi) |
Tiền lương thời gian (Vi) (đồng/ phút) |
Định mức lao động tổng hợp (Tsp,i) (phút) |
Đơn giá tiền lương (Vsp,i = Vi x Tsp,i) (đồng/mét giá tài liệu) |
|
A |
B |
C |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) = (2)x(3) |
|
1 |
Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
6,43 |
1.013 |
|
2 |
Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
32,13 |
5.067 |
|
3 |
Vệ sinh sơ bộ tài liệu |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
53,55 |
8.445 |
|
4 |
Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý:
– Kế hoạch chỉnh lý; – Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; – Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; – Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ. |
LTV chính bậc 2/8 hoặcLTV bậc 7/9 |
4,34 |
352,38 |
128,52 |
45.288 |
|
5 |
Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại |
LTV bậc 4/9 hoặc LTVTC bậc 8/12 |
3,33 |
273,10 |
666,91 |
182.133 |
|
6 |
Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ |
|
|
|
|
|
|
a) |
Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) |
LTV bậc 3/9 hoặc LTVTC bậc 7/12 |
3,00 |
247,19 |
4.479,67 |
1.107.348 |
|
b) |
Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ) |
LTV bậc 3/9 hoặc LTVTC bậc 7/12 |
3,00 |
247,19 |
2.824,55 |
698.211 |
|
7 |
Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) |
LTV bậc 3/9 hoặc LTVTC bậc 7/12 |
3,00 |
247,19 |
1.711,89 |
423.168 |
|
8 |
Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin |
LTV chính bậc 2/8 hoặc LTV bậc 7/9 |
4,34 |
352,38 |
1.312,06 |
462.346 |
|
9 |
Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại |
LTV bậc 4/9 hoặc LTVTC bậc 9/12 |
3,33 |
273,10 |
92,53 |
25.271 |
|
10 |
Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin |
LTVTC bậc 4/12 |
2,46 |
204,80 |
154,22 |
31.586 |
|
11 |
Biên mục hồ sơ |
|
|
|
|
|
|
a |
Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
653,31 |
103.031 |
|
b |
Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn |
LTVTC bậc 2/12 |
2,06 |
173,41 |
1.156,68 |
200.575 |
|
c |
Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc |
LTVTC bậc 2/12 |
2,06 |
173,41 |
771,12 |
133.716 |
|
12 |
Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ |
LTV bậc 5/9 hoặc LTVTC bậc 10/12 |
3,66 |
299,00 |
487,41 |
145.738 |
|
13 |
Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ |
LTVTC bậc 2/12 |
2,06 |
173,41 |
131,73 |
22.843 |
|
14 |
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
525,18 |
82.823 |
|
15 |
Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
42,84 |
6.756 |
|
16 |
Viết và dán nhãn hộp (cặp) |
LTVTC bậc 2/12 |
2,06 |
173,41 |
37,49 |
6.500 |
|
17 |
Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá |
LTVTC bậc 1/12 |
1,86 |
157,71 |
32,13 |
5.067 |
|
18 |
Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu |
LTVTC bậc 2/12 |
2,06 |
173,41 |
653,31 |
113.287 |
|
19 |
Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu |
LTVTC bậc 3/12 |
2,26 |
189,11 |
1.542,24 |
291.645 |
|
20 |
Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin |
LTV bậc 3/9 hoặc LTVTC bậc 7/12 |
3,00 |
247,19 |
385,42 |
95.274 |
|
21 |
Lập mục lục hồ sơ |
|
|
|
|
|
|
a) |
Viết lời nói đầu |
LTV chính bậc 2/8 hoặc LTV bậc 7/9 |
4,34 |
352,38 |
15,42 |
5.435 |
|
b) |
Lập bảng tra cứu bổ trợ |
LTV chính bậc 2/8 hoặc LTV bậc 7/9 |
4,34 |
352,38 |
61,69 |
21.738 |
|
c) |
Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) |
LTVTC bậc 4/12 |
2,46 |
204,80 |
35,99 |
7.370 |
|
d) |
Đóng quyển mục lục (03 bộ) |
LTVTC bậc 4/12 |
2,46 |
204,80 |
35,87 |
7.345 |
|
22 |
Xử lý tài liệu loại |
|
|
|
|
|
|
a) |
Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại |
LTVTC bậc 4/12 |
2,46 |
204,80 |
412,86 |
84.556 |
|
b) |
Viết thuyết minh tài liệu loại |
LTV chính bậc 2/8 hoặc LTV bậc 7/9 |
4,34 |
352,38 |
5,14 |
1.812 |
|
23 |
Kết thúc chỉnh lý |
|
|
|
|
|
|
a) |
Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông |
LTVTC bậc 2/12 |
2,06 |
173,41 |
2,14 |
371 |
|
b) |
Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý |
LTV chính bậc 2/8 hoặc LTV bậc 7/9 |
4,34 |
352,38 |
10,28 |
3.623 |
|
Cộng chi phí nhân công |
Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp = Vsp,1 + Vsp,2 + … + Vsp,6a + … + Vsp,23). |
|
|
|
15.636 |
3.631.170 |
| Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (Vsp = Vsp,1 + Vsp,2 + … + Vsp,6b + … + Vsp,23). |
|
|
|
13.981 |
3.222.034 |
|
|
Cộng chi phí đã bao gồm thuế GTGT 10% |
Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp x 1,1) |
|
|
|
|
3.994.287 |
| Đối với tài liệu đã nộp hồ sơ sơ bộ (Vsp x 1,1) |
|
|
|
|
3.544.237 |
Ghi chú:
iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp
- Cho thuê máy scan
- Dịch vụ số hóa tài liệu (chỉnh lý, scan tài liệu, nhập liệu và xử lý dữ liệu) và tư vấn giải pháp số hóa.
- Phần mềm số hóa.
☼ Hotline tư vấn: 024 7303 1068 – 089 6688 636
