Thông tư 05/2025/TT-BNV về Quy trình lưu trữ tài liệu số

(hết hiệu lực)

(hiệu lực từ 01/07/2025)

Phạm vi điều chỉnh

• Tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào”
• Yêu cầu bảo quản CSDL tài liệu lưu trữ điện tử;
• Dữ liệu đặc tả, đóng gói theo TT 39/2017/TT-BTTTT

• Quy trình số hóa;
• Chuyển đổi sang giấy;
• Thu nộp, bảo quản, sử dụng;
• Hủy tài liệu số hết giá trị

Đối tượng áp dụng

• Cơ quan nhà nước;
• Doanh nghiệp nhà nước

• Cơ quan nhà nước;
• Đơn vị sự nghiệp công lập;
• DN nhà nước;
• Tổ chức/cá nhân có thể áp dụng cho tài liệu tư

Quy trình số hóa

An toàn tài liệu khi số hóa

An toàn thông tin khi số hóa

Chuẩn đầu ra khi scan tài liệu giấy

• PDF ≥ 1.4; ảnh màu; 200 dpi;
• Tỷ lệ 100%;
• Chữ ký số hiển thị góc trên phải (dấu PNG đỏ, thông tin ISO 8601);
• đặt tên tệp: mã hồ sơ số TT

• Tỷ lệ 100%;
• Chất lượng rõ, trung thực;
• Chữ ký số hiển thị (Times New Roman, cỡ 10, không hiển thị hình ảnh dấu);
• Quy tắc đặt tên tệp

• 05/2025 điều chỉnh về hiển thị chữ ký
  số;
• Yêu cầu chất lượng đầu ra

Chuẩn định dạng ảnh/ âm thanh/ phim

• Ảnh: JPEG ≥200 dpi;
• Phim: MPEG-4/AVI/WMV≥1500 kbps;
• Âm thanh: MP3/WMA ≥128 kbps

• Nêu yêu cầu chất lượng/hiển thị;
• Các định dạng/chi tiết kỹ thuật nằm ở phụ lục nghiệp vụ, kết cấu gói

• 02/2019/TT-BNV liệt kê codec/bitrate;
• 05/2025/TT-BNV tập trung vào nghiệp vụ + cấu trúc dữ liệu

Mô hình gói dữ liệu

• Nhấn mạnh “dữ liệu đặc tả” (Phụ lục I, II);
• Đóng gói theo chuẩn CNTT nhà nước (TT 39/2017/TT-BTTTT)

• Gói SIP (nộp), AIP (lưu trữ), DIP (cung cấp);
• Quy định cấu trúc dữ liệu phông/hồ sơ tài liệu rất chi tiết

Trường dữ liệu/siêu dữ liệu

• Trường dữ liệu đầy đủ chophông, hồ sơ, tài liệu;
• Thêm trường về mức độ tin cậy, bút tích, tình trạng vật lý, dự phòng…

Sao lưu & dự phòng

• Sao lưu hằng ngày (gia tăng) + ngày đầu tháng (đầy đủ);
• Chuyển đổi phương tiện 3 năm/lần;
• Tuân thủ ATTT theo NĐ 85/2016, TT 03/2017

• Ít nhất 2 bộ sao lưu, mỗi bộ trên phương tiện độc lập;
• Đồng bộ quy trình kiểm tra-sao lưu-phục hồi giữa tài liệu số và CSDL