Nổi bật, Tin số hoá
Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu 69% dữ liệu bị mất
Những vấn đề cần làm rõ khi số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi hình thức lưu trữ tài liệu giấy sang tài liệu số. Số hóa giúp việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu việc in ấn giấy tờ và chi phí quản lý.
Số hóa hiện là vấn đề đang được nhiều đơn vị, tổ chức quản lý nhà nước quan tâm triển khai. Tuy nhiên, để tránh tốn thời gian và chi phí không cần thiết, các đơn vị trước khi số hóa cần làm rõ các vấn đề sau:
- Mục đích số hóa dữ liệu của tổ chức? (Lưu trữ, truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
- Phân loại hồ sơ tài liệu cần số hóa (văn bản, sách, bản đồ,…).
- Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu?
- Thời gian thực hiện số hóa tài liệu?
- Kích thước tài liệu bạn muốn scan? (Khổ A3, A4 hay kích thước lớn, nhỏ khác,…).
- Yêu cầu về chất lượng scan như thế nào? (Độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt? Loại bỏ trang trắng…)
- Định dạng file đầu ra? (PDF, TIFF, JPEG,…)
- Các yêu cầu chuẩn số hóa (định dạng PDF Searchable; PDF/A; nhận diện văn bản OCR tiếng Anh, tiếng Việt,…).
- Ngân sách để triển khai số hóa tài liệu?
Số hóa tài liệu: Nên hay Không?
Hãy thử làm phép so sánh cùng iScan giữa 2 đơn vị đã số hóa dữ liệu và chưa số hóa, ta sẽ nhận thấy sự khác biệt rất rõ rệt:
| Đơn vị chưa số hóa dữ liệu | Đơn vị đã thực hiện số hóa |
| ✓ 96% hồ sơ tài liệu được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy.
✓ 69% dữ liệu bị mất do tài liệu mục nát, thất lạc ✓ 69% giao dịch có thể thất bại do tài liệu bị hỏng hoặc không được chia sẻ kịp thời. ✓ Tốn rất nhiều chi phí (chi phí in ấn, giấy tờ, nhân sự, không gian lưu trữ). ✓ Tốn thời gian tìm kiếm tài liệu, giảm hiệu suất công việc. ✓ Bỏ lỡ cơ hội kinh doanh do chậm chuyển đổi số. ✓ Dễ dàng bỏ qua sai sót, không cẩn thận. ✓ Quản lý theo phong cách 0.4 |
✓ Hồ sơ tài liệu được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu đám mây hoặc trên hệ thống máy chủ.
✓ Phân quyền truy cập dữ liệu khoa học theo phòng ban, vị trí công tác, giúp việc bảo mật tài liệu dễ dàng. ✓ Tiết kiệm chi phí in ấn, thuê mặt bằng và nhân sự quản lý. ✓ Văn phòng hiện đại & phong cách, ít giấy tờ. ✓ Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi chỉ với 1 click chuột hoặc từ smartphone. ✓ Tăng hiệu suất công việc, tăng năng lực cạnh tranh. ✓ Quản lý theo phong cách 4.0. |
Tại sao lựa chọn dịch vụ số hóa tài liệu của iScan?
Từ bảng so sánh ở trên, bạn có thể thấy rõ việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích như thế nào. Các tổ chức chỉ cần bỏ ra chi phí ban đầu nhưng lại thu về hiệu quả và lợi ích dài hạn hơn.
Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm triển khai thực hiện dịch vụ số hóa chuyên nghiệp rất quan trọng. Dịch vụ số hóa của iScan chuyên nghiệp với chi phí hợp lý nhất sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức của bạn phát triển trong kỷ nguyên số!
Là một đơn vị đã thực hiện triển khai số hóa cho hàng trăm đơn vị lớn nhỏ, thuộc nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau trên cả nước, iScan hiểu rõ những lo lắng của khách hàng khi thuê ngoài đơn vị làm số hóa
- Lo sợ thông tin bị lộ/đánh cắp trong quá trình số hóa;
- Tài liệu có thể bị mất hoặc hư hỏng khi vận chuyển và triển khai;
- Đơn vị thực hiện số hóa vi phạm các lỗi về bảo mật trong quá trình triển khai
- Các hồ sơ tài liệu không được số hóa theo chuẩn lưu trữ.
iScan sẽ thay đổi hoàn toàn cách những nhận định trên về việc thuê ngoài số hóa. Tại iScan, chúng tôi cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
iScan đã thực hiện triển khai số hóa cho các đơn vị nhà nước, tập đoàn lớn nhỏ trên cả nước: Tập đoàn FPT, tập đoàn Viettel, MB Bank, SHB, các đơn vị quản lý hành chính cấp tỉnh/thành phố và cấp quận/huyện…
iScan cung cấp giải pháp số hóa chuyên nghiệp
- Cho thuê máy scan kèm phần mềm bản quyền chuẩn số hóa (định dạng PDF Searchable; PDF/A; nhận diện văn bản OCR tiếng Anh, tiếng Việt,…).
- Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ.
Hotline: 089 6688 636
Website: https://iscan.vn