Mẹo sử dụng máy scan chuyên dụng để số hóa

Máy scan dần trở thành thiết bị không thể thiếu đối với các văn phòng trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, việc dùng máy scan sao cho đúng cách? iScan chia sẻ với bạn mẹo khi sử dụng máy scan trong bài viết sau đây.

Làm sao để xử lý đống tài liệu khổng lồ mà không lo vượt quá công suất của máy scan?

Mỗi dòng máy scan đều có một công suất quét trong ngày được quy định rõ ràng.

Trong một ngày, không giới hạn bạn scan một lần liên tục hay chia nhỏ scan thành nhiều lần. Nhưng tổng số trang scan trong một ngày, không được vượt quá công suất của máy. Người dùng thường không để ý đến điều này và lạm dụng khả năng scan tốc độ của máy, khiến tuổi thọ sản phẩm suy giảm nhanh chóng. Việc scan quá công suất sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ của bóng đèn LED trong máy. Chi phí thay đèn scan rất đắt. Các linh kiện hao mòn như trục dẫn giấy, rulo cuốn giấy cũng nhanh gặp lỗi, hỏng hóc.

Vì vậy, hãy lựa chọn máy scan công suất lớn để đảm bảo tiến độ công việc.

iScan cung cấp các dòng máy scan công suất lớn, từ 8000 tờ/ngày. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng mà không lo scan vượt quá công suất.

Không cần bỏ phần lớn thời gian để sắp xếp tài liệu trước khi quét

Việc phải phân loại từng tờ tài liệu theo từng chất liệu, kích thước khổ giấy, chiều hướng tài liệu… là việc làm không cần thiết với các máy scan chuyên dụng. Với các dòng máy scan thông minh, việc căn chỉnh theo khổ giấy, xoay chiều khổ giấy hoàn toàn bằng sự tự động hóa. Tất cả việc bạn cần làm là đặt hàng trăm tờ giấy đủ loại vào khay nạp giấy, bấm nút khởi động và chọn chế độ làm việc.

Tất nhiên, đối với các máy scan tự động 2 mặt, bạn phải loại bỏ ghim, kẹp trước khi scan tài liệu. 

Nên vệ sinh thường xuyên để đảm bảo máy scan hoạt động ổn định

Việc số hóa tài liệu khối lượng lớn, đặc biệt với tài liệu cũ, sẽ khiến máy scan bám nhiều bụi (bột giấy, hoặc bụi từ môi trường xung quanh). Nếu không vệ sinh máy scan thường xuyên, bạn sẽ gặp một số trường hợp sau:

• Giảm chất lượng scan tài liệu: Các bản scan không được rõ nét như ban đầu nữa, do quá nhiều bụi dính trên mặt kính của đèn scan. 
• Kẹt giấy, hoặc không kéo giấy: Do bụi bám quá nhiều lên phần cao su dẫn giấy, hoặc bụi che phần cảm biến nhận giấy. 

Bạn nên sử dụng một chiếc giẻ mềm, thấm một chút cồn y tế để vệ sinh bên trong máy scan. 

Scan mạng giúp hiệu quả trong làm việc nhóm

Hiện nay, nhiều sản phẩm máy scan được trang bị kết nối mạng LAN hoặc Wifi, giúp làm việc nhóm hiệu quả. Máy scan mạng có nhiều tính năng rất đắc lực:

• Scan to Email: Gửi trực tiếp tài liệu scan đến email được cài đặt trước.
• Scan to Network folder: Gửi tài liệu scan đến folder được chỉ định trên mạng nội bộ.
• Scan to PC: Gửi tài liệu đến máy tính bất kỳ trong mạng nội bộ.
• Scan trực tiếp từ Smartphone bằng phần mềm của hãng.
• Scan to Cloud
• Scan to Google Drive.

Phần mềm scan chuyên dụng cho số hóa

Một chiếc máy scan đắt không chỉ ở tốc độ và công suất lớn, mà còn ở phần mềm scan. Các phần mềm scan chuyên dụng, chuẩn số hóa phải đáp ứng được rất nhiều yêu cầu, điển hình như:

• Tự động xóa bỏ trang trắng
• Tự động căn chỉnh tài liệu đúng chiều
• Tự động làm nét, giảm nhiễu, xóa đục lỗ (với tài liệu có đục lỗ).
• Xuất file nhiều định dạng
• Hỗ trợ định dạng chuẩn số hóa: PDF/A, PDF Searchable, OCR nhiều ngôn ngữ (trong đó có tiếng Việt).
• Tách, gộp file,…

☼ Tham khảo: PDF Searchable và chuẩn định dạng số hóa PDF/A

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp

• Cho thuê máy scan kèm phần mềm chuẩn số hóa.
• Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO.