Lựa chọn máy scan cho văn phòng công chứng

Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 1-7-2025 yêu cầu rất chặt chẽ về việc lưu trữ, đồng bộ dữ liệu điện tử. Các văn phòng công chứng cần chuyển đổi số mạnh mẽ để đáp ứng công việc và tuân thủ quy định của Chính phủ về Chuyển đổi số. Vậy lựa chọn máy scan cho văn phòng công chứng để đảm bảo quét được đa dạng các loại giấy tờ pháp lí, thẻ cứng (CCCD), giấy mỏng hoặc giấy tờ cũ,… và công việc liên tục, không bị gián đoạn? 

Quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Quy định chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử

Theo Điều 59, Nghị định 104/2025/NĐ-CP việc chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang lưu trữ điện tử thực hiện như sau:

• Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025.
• Các hồ sơ công chúng thực hiện trước ngày 01/7/2025 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chúng đang quản lý hồ sơ đó.
• Hồ sơ công chúng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chúng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ, thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng 2024.
• Hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử thì thời gian lưu trữ quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng 2024 áp dụng đối với văn bản công chứng giấy và các thành phần hồ sơ giấy khác là bản gốc hoặc bản chính; các thành phần hồ sơ giấy không phải là bản gốc, bản chính thì thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm.

Quy định về hồ sơ công chứng điện tử

Theo Điều 60, Nghị định 104/2025/NĐ-CP hồ sơ công chứng điện tử:

• Hồ sơ công chứng điện tử bao gồm văn bản công chứng điện tử và các tài liệu khác theo quy định tại khoản 1 Điều 67 của Luật Công chứng.
• Hồ sơ công chứng điện tử được đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian phù hợp với việc thực hiện văn bản công chứng điện tử.
• Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực để phục vụ lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ liên thông với cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên.

Tiêu chí máy scan cho văn phòng công chứng

Máy scan chuyên dụng cho văn phòng công chứng phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây

• Scan hồ sơ giấy tờ pháp lí thông dụng.
• Scan được thẻ cứng: CCCD, bằng lái xe,…
• Scan hóa đơn chứng từ (giấy mỏng)
• Scan giấy dày: Sổ đỏ, giấy chứng nhận
• Scan được văn bằng, sổ sách: Không được phép tháo gáy.
• Hoạt động bền bỉ, ít gặp sự cố – scan chất lượng và dễ sử dụng.
  • Đối với công chứng dịch thuật: Máy scan hỗ trợ nhận diện OCR đa ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt), giúp việc dịch thuật trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

List máy scan chuyên dụng cho văn phòng công chứng

Có rất nhiều hãng máy scan, nhưng để đáp ứng các tiêu chí đặc thù cho văn phòng công chứng, iScan khuyên bạn nên lựa chọn các mã máy như sau:

iScan cung cấp máy scan chuyên dụng cho văn phòng công chứng

• Bán và Cho thuê máy scan dài hạn – cam kết sự ổn định, chất lượng
• Máy scan chuyên dụng cho công chứng – dịch thuật
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng