Lựa chọn máy scan cho doanh nghiệp tài chính – chứng khoán

Máy scan là thiết bị không thể thiếu cho các văn phòng hiện đại. Nhu cầu số hóa tài liệu tại các doanh nghiệp tài chính – chứng khoán là rất lớn. Số hóa hợp đồng, số hóa dữ liệu khách hàng để lưu trữ và trích xuất, sử dụng thông tin khi cần thiết. Vậy cần lưu ý gì khi chọn máy scan cho doanh nghiệp tài chính – chứng khoán?!

Máy scan phù hợp với doanh nghiệp tài chính – chứng khoán

Bảo mật & Kết nối được hệ thống nội bộ của doanh nghiệp

Bảo mật dữ liệu là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất với các doanh nghiệp tài chính, ngân hàng, chứng khoán. Các Hợp đồng, dữ liệu khách hàng không được phép lộ thông tin ra ngoài theo các điều khoản bảo mật rất nghiêm ngặt.

Internet Protocol Security (Ipsec)

Cho khả năng mã hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn, đảm bảo tính bảo mật của các dữ liệu được truyền đi. 

Secure PDF

Tính năng bảo vệ scan ngay tại thiết bị. Người dùng cần có mật khẩu để tránh nguy cơ từ nhân sự ngoài sử dụng trái phép.

Scan to USB

Đây là một tính năng rất tiện dụng. Không cần cài Driver hay phần mềm scan trên máy tính. Chỉ cần một chiếc USB để scan tài liệu, vừa đảm bảo tính bảo mật, vừa tiện lợi. Tất nhiên chỉ những người có mật khẩu máy scan mới sử dụng được tính năng này.

Kết nối được hệ thống nội bộ của doanh nghiệp

Các khối ngân hàng, tài chính, bảo hiểm thường có hệ thống xử lí văn bản nội bộ. Cần lựa chọn thiết bị có thể kết nối với hệ thống nội bộ của doanh nghiệp.

Điểm đặc biệt của hệ thống quy trình xử lí công việc nội bộ, hiện được áp dụng nhiều tại các Công ty Bảo hiểm:

• Tài liệu được scan trực tiếp lên hệ thống.
• Bộ phận thẩm định, lãnh đạo phê duyệt trực tiếp trên hệ thống.
• Khi kết nối hệ thống nội bộ, các phần mềm điều khiển máy tính từ xa như Ultraview, Team View không thể sử dụng. Việc này nhằm đảm bảo thông tin không thể bị lộ ra ngoài.

Tìm kiếm và trích xuất nội dung dễ dàng

Mục đích của số hóa tài liệu: Lưu trữ & sử dụng thông tin hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp, văn phòng hiện thực hiện số hóa mới chỉ quan tâm ở vấn đề Lưu trữ file mềm., giảm không gian lưu trữ giấy tờ. Nhưng việc khai thác, sử dụng hiệu quả thông tin dữ liệu đã được số hóa mới là điều cần quan tâm nhất.

Vấn đề này đặt ra yêu cầu:

• Không thể chỉnh sửa: File xuất phải chuẩn định định dạng PDF/A. Để đảm bảo các dữ liệu, thông tin không thể chỉnh sửa, thêm bớt nội dung. 
• PDF Searchable: Việc tìm kiếm nội dung trên file PDF dễ dàng, đặc biệt cần các tính năng tìm kiếm được nội dung tiếng Việt (OCR tiếng Việt).
• Lưu trữ & trích xuất nội dung dễ dàng: Các tính năng số hóa giúp việc scan tài liệu trở nên nhanh chóng và tiện lợi. 

☼ Tham khảo: PDF/A, PDF Searchable – Chuẩn định dạng số hóa

Scan đa dạng tài liệu

Máy scan cần đảm bảo có thể scan được nhiều loại tài liệu khác nhau

• • Giấy tờ văn phòng
  • Giấy dày (văn bằng, chứng chỉ)
  • Thẻ cứng (CCCD)
  • Giấy mỏng (hóa đơn, phiếu xuất kho,…)

Sử dụng được cho nhiều người trong văn phòng

Các máy scan thế hệ mới đã chú trọng nhiều trong các dòng sản phẩm với khả năng kết nối mạng LAN hoặc Wifi. 

• Sử dụng được cho nhiều nhân sự trong văn phòng
• Bảo mật dữ liệu đối với từng bộ phận/nhân sự. Tránh việc phải chỉ scan được trên máy tính có kết nối USB với máy scan.

iScan cung cấp giải pháp số hóa tối ưu cho doanh nghiệp

Trên đây là những lưu ý khi lưa chọn máy scan cho doanh nghiệp tài chính, chứng khoán và khối ngân hàng. iScan cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp:

• Tư vấn giải pháp cụ thể, phù hợp nhất với từng doanh nghiệp
• Cho thuê máy scan chuẩn số hóa

☼ Hotline: 024 7303 1068 – 0971 491 492