Làm thế nào để giảm chi phí in ấn văn phòng?

Doanh nghiệp của bạn đang chi quá nhiều cho việc in ấn? Vậy làm thế nào để giảm chi phí in ấn văn phòng mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc? Hãy áp dụng ngay một số bí kí sau đây của iScan nhé.

Chi phí in ấn gồm những gì?

Trước khi đặt ra mục tiêu giảm chi phí in ấn, bạn cần phải xác định được chi phí in ấn gồm những gì. Có thể liệt kê được các đầu mục cơ bản như sau:

  • Chi phí đầu tư máy in (1)
  • Chi phí mực in, linh kiện tiêu hao của máy in (2)
  • Chi phí giấy in (3)
  • Chi phí điện năng tiêu thụ (4).

Từ (1), (2)(3), bạn có công thức tính được Chi phí trang in:

Chi phí trang in  ($) = (Mực in, linh kiện + Giấy in + Khấu hao máy in) / Số lượng trang in

Mẹo nhỏ tiết kiệm chi phí in ấn

Khi xác định được những yếu tố cấu thành chi phí in ấn, bạn có thể xác định được cần tiết kiệm những gì:

Tiết kiệm giấy in

  • Canh lề nhỏ hơn và giảm khoảng cách dòng.
  • Sử dụng kích thước tài liệu nhỏ hơn.
  • In 2 mặt: Vừa tiết kiệm giấy, vừa bảo vệ môi trường.
  • Kiểm tra kỹ tài liệu trước khi in: Tránh việc phải in lại nếu có lỗi.

Tiết kiệm điện năng tiêu thụ cho máy in

  • Đặt chế độ tiết kiệm năng lượng cho máy in: Một số máy in có sẵn chế độ “ngủ/sleep” sau một khoảng thời gian không dùng đến. 

Tiết kiệm mực in

  • Chỉnh độ đậm nhạt của bản in. Tùy máy in, sẽ có các chế độ điều chỉnh khác nhau như Economy, FastRes hoặc theo độ phân giải 600-1200 dpi.
  • In chế độ đen trắng: Nếu việc in màu không cần thiết, hãy sử dụng in đen trắng. Lưu ý rằng chế độ in grayscale sẽ không có tác dụng tương tự. Khi in ở chế độ grayscale, màu xám không được in bằng mực đen, mà được pha trộn từ tất cả các màu mực và đó là điều bạn đang muốn tránh
  • Tiếp tục in khi gần hết mực. Đối với các hộp mực chỉ báo “lượng mực in thấp” (low toner) hãy cân nhắc lấy hộp mực ra khỏi máy in của bạn và lắc nhanh để phân tán đều mực trong hộp. Điều này sẽ cho phép bạn tiếp tục in nhiều trang hơn mà không gặp bất kỳ lỗi nào trước khi hết mực  
  • In với font chữ nhỏ hơn: Hãy in với font chữ tiêu chuẩn (với các tài liệu quan trọng), và in font chữ nhỏ vừa đủ với tài liệu tham khảo.
  • Sử dụng hộp mực dung lượng lớn. Đa số các máy in đều có 2 lựa chọn: Hộp mực tiêu chuẩn và hộp mực dung lượng lớn. Sử dụng hộp mực dung lượng lớn giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể, đồng thời công viêc không bị gián đoạn.

Đa chức năng, đa nhiệm & tiết kiệm chi phí

Các cụ thường có câu: “Hiện đại – hại điện”. Nhưng nó không đúng trong trường hợp này. Nếu văn phòng có nhu cầu in ấn – sao chụp và scan tài liệu, hãy sử dụng một chiếc máy in đa năng hoặc máy photocopy. Bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí in ấn văn phòng, thay vì đầu tư nhiều thiết bị riêng lẻ (máy in đơn năng, máy scan,…). 

Phương án tối ưu để tiết kiệm chi phí in ấn

Việc phải lo lắng đến từng trang giấy, hộp mực, điện năng hay linh kiện tiêu hao khiến bạn mệt mỏi. Vậy thì hãy để iScan giúp bạn với giải pháp CHO THUÊ MÁY IN:

  • Dịch vụ trọn gói:
    • Không mất chi phí đầu tư máy in
    • Không mất chi phí mực in
    • Không mất chi phí linh kiện máy in
  • Tiết kiệm thời gian và tiết kiệm nhân sự.
  • Thời gian thuê linh động: Theo sự kiện hoặc thuê dài hạn
  • Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng.
5/5 - (4 bình chọn)

Trả lời

error: Nội dung bản quyền bởi iScan.vn