Hướng dẫn sử dụng máy scan đúng cách

Máy scan là thiết bị phổ biến, không thể thiếu của các văn phòng hiện đại. Số hóa tài liệu, chuyển đổi số là một trong những tiêu chí đánh giá doanh nghiệp 4.0. iScan sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy scan để máy chạy bền bỉ và hiệu quả.

1. Cài đặt đúng Driver và phần mềm scan

Để scan được tài liệu, bạn cần phải cài đúng Driver và phần mềm cho máy scan. Với mỗi hãng sử dụng các phần mềm scan khác nhau và có thể tải về từ trang chủ của hãng. Để tìm kiếm Driver và phần mềm máy scan, bạn chỉ cần làm như sau:

• Hỏi “chị Google”: Gõ từ khóa “Driver + mã sản phẩm”. VD: “Driver HP 5000s4”
• Truy cập vào trang kết quả tìm kiếm của hãng, tìm kiếm Driver và Software để cài đặt.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một số phần mềm PDF để scan cho nhiều dòng máy scan khác nhau:

• Foxit PDF Reader.
• Acrobat Reader.
• ABBYY Fine Reader
• Presto Manager.
• Nitro PDF.

☼ Tham khảo: Hướng dẫn scan bằng phần mềm Foxit Phantom

2. Vệ sinh và bảo trì máy scan

Máy scan cần được vệ sinh, bảo trì định kỳ để đạt được độ bền tốt nhất. Các linh kiện cần được vệ sinh để không ảnh hưởng đến chất lượng bản scan:

• Đèn scan
• Lô cuốn giấy
• Bộ cảm biến giấy Sensor 

Sau một thời gian sử dụng, các linh kiện trong máy scan sẽ bị bám bẩn từ tài liệu (mực in, bụi giấy, bụi bẩn,…). Bạn cần lấy giẻ mềm để lau chùi, vệ sinh các linh kiện máy scan để đảm bảo chất lượng cũng như không xảy ra các lỗi kẹt giấy, không nhận giấy.

☼ Tham khảo: Cách vệ sinh lô cuốn giấy máy scan HP

3. Nên sử dụng đúng công suất khuyến nghị của nhà sản xuất

Con người chúng ta sẽ mệt mỏi và ốm yếu nếu làm việc quá sức thì chiếc máy scan cũng vậy. Mỗi thiết bị đều có công suất hoạt động theo khuyến nghị của Nhà sản xuất. Chúng ta thường bỏ qua yếu tố này mà sử dụng cho đủ nhu cầu Scan của mình, đôi khi việc scan quá nhiều khiến máy phải hoạt động vượt mức cho phép. Nếu điều này xảy ra thường xuyên thì tuổi thọ chiếc máy Scan của bạn sẽ bị giảm đáng kể:

• Đèn scan nhanh bị cháy (do phải hoạt động liên tục);
• Lô cuốn giấy nhanh bị mòn, gây ra tình trạng kẹt giấy hoặc không cuốn được giấy.
• Động cơ máy scan bị nóng do hoạt động quá tải, gây ra tình trạng scan chậm hoặc bị treo máy.

Trên đây là một số hướng dẫn để bạn sử dụng máy scan đúng cách và hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công!