Hướng dẫn lập Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang được các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan quản lý thực hiện một cách cấp thiết và toàn diện. Để triển khai một dự án số hóa tài liệu lưu trữ, cần xây dựng Đề án và lập kế hoạch triển khai. Bài viết sau, iScan hướng dẫn lập Đề án số hóa tài liệu lưu trữ.

I. Căn cứ pháp lý xây dựng Đề án

Cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất theo thứ tự: Luật, Nghị định, Quyết định/Nghị quyết của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư; các văn bản pháp lý của địa phương.

• Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15

• Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;
• Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
• Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
• Các căn cứ pháp lý của địa phương…

★ Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn triển khai dự án số hóa tài liệu

II. Sự cần thiết xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ

1. Thực trạng

Đánh giá thực trạng lưu trữ hồ sơ tài liệu lưu trữ:

• Khối lượng tài liệu
• Không gian lưu trữ, phương thức bảo quản
• Tình trạng tài liệu

2. Sự cần thiết

• Tiết kiệm không gian lưu trữ
• Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ tốt nhất
• Ứng dụng CNTT vào công việc, nâng cao hiệu suất

3. Mục tiêu của Đề án

– Mục tiêu chung:

• Chuyển phương thức lưu trữ truyền thống sang lưu trữ tài liệu điện tử.
• Xây dựng hạ tầng CNTT, hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

– Mục tiêu cụ thể:

• Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả;
• Chuyển đồi khai thác thông tin từ tài liệu giấy sang khai thác thông tin từ tài liệu điện tử, đảm bảo dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả.
• Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin, quản lý tài liệu lưu trữ; Hệ thống sao lưu dữ liệu, bảo mật dữ liệu;

4. Yêu cầu

• Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử dụng.
• Đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ; Tuân thủ đúng quy trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ.
• Các yêu cầu nâng cao theo chuẩn số hóa:
  • Xuất file PDF/A 2 lớp.
  • PDF Searchable để tìm kiếm nội dung thông tin dễ dàng
  • OCR tiếng Việt: Để tìm kiếm, chuyển đổi file lưu trữ có nội dung tiếng Việt.

III. Nội dung đề án số hóa tài liệu lưu trữ

1. Đầu tư trang thiết bị CNTT và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ

– Các thiết bị cần đầu tư:

• Hệ thống máy chủ lưu trữ
• Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
• Máy scan tài liệu chuyên dụng (nếu tự thực hiện số hóa). Thông thường các cơ quan thuê đơn vị số hóa chuyên nghiệp để được tư vấn triển khai số hóa hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí.

2. Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ

Phân chia giai đoạn thực hiện và thời gian dự kiến thực hiện.

3. Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

4. Xác định đơn giá 

Ngoài các chi phí mua sắm trang thiết bị được nêu tại khoản 1 Mục III, Đề án cần xác định được đơn giá số hóa tính trên trang tài liệu.

5. Giải pháp thực hiện

• Nghiên cứu xây dựng danh mục và lập dự toán kinh phí đầu tư, mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc triển khai Đề án.
• Tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo kế hoạch hàng năm cho các cơ quan liên quan đến việc triển khai thực hiện Đề án.

6. Tiến độ, thời gian thực hiện

IV. Kinh phí thực hiện đề án số hóa tài liệu lưu trữ

V. Tổ chức thực hiện

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp

• Cho thuê máy scan kèm phần mềm chuẩn số hóa
• Dịch vụ Số hóa tài liệu trọn gói