Hướng dẫn cài đặt Scan to Email dòng máy in HP M428 series

Scan to Email là một trong những chức năng cực kì hữu ích đối với chúng ta trong quá trình sử dụng máy in đa năng nói chung và dòng máy in HP M428 series nói riêng. Trong bài viết này, iScan sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt chức năng Scan to Email dòng máy in HP M428 series.

Phương pháp 1: Sử dụng trình hướng dẫn Scan to Email (Windows)

1. Mở HP Printer Assistant (Trợ lý máy in HP).

• Windows 10: Từ menu Start (Bắt đầu), nhấp vào All Apps (Tất cả ứng dụng), nhấp vào HP và chọn tên máy in.
• Windows 8.1: Nhấp vào mũi tên xuống ở góc dưới bên trái màn hình Start (Bắt đầu) và chọn tên máy in.
• Windows 8: Nhấp chuột phải vào khu vực trống trên màn hình Start (Bắt đầu), nhấp All Apps (Tất cả ứng dụng) trên thanh ứng dụng, rồi chọn tên máy in.
• Windows 7: Từ màn hình nền của máy tính, nhấp vào Start (Bắt đầu), chọn All Programs (Tất cả chương trình), nhấp vào HP, nhấp vào thư mục dành cho máy in, rồi chọn tên máy in.

2. Trong HP Printer Assistant (Trợ lý máy in HP), chọn Scan (Quét) và chọn Scan to E-mail Wizard (Trình hướng dẫn Quét và gửi qua email).

3. Trên trang Outgoing Email Profiles (Cấu hình email gửi đi), bấm nút New (Mới). Hộp thoại Scan to Email Setup (Cài đặt quét và gửi qua email) sẽ mở ra.

4. Trên 1. trang Start (Bắt đầu), nhập địa chỉ email của người gửi trong trường Email Address (Địa chỉ email).

5. Trong trường Display Name (Tên hiển thị), nhập tên của người gửi. Đây là tên sẽ hiển thị trên bảng điều khiển máy in.

6. Để yêu cầu mã PIN để nhập trên bảng điều khiển máy in trước khi máy in có thể gửi một email, hãy nhập mã PIN gồm 4 chữ số vào trường Security PIN (Mã PIN bảo mật), sau đó nhập lại mã PIN trong trường Confirm Security PIN (Xác nhận mã PIN bảo mật), rồi bấm Next (Tiếp). iScan khuyên bạn nên tạo một mã PIN để bảo vệ cấu hình email. Khi mã PIN được tạo, nó phải được nhập trên bảng điều khiển máy in mỗi lần cấu hình được dùng để gửi bản quét qua email.

7. Trên 2. Authenticate (Xác thực), nhập tên SMTP Server (Máy chủ SMTP) và số SMTP Port (Cổng SMTP).

*Ghi chú:

• Trong hầu hết trường hợp, số cổng mặc định không cần được thay đổi.
• Nếu bạn đang sử dụng một dịch vụ được lưu trên máy chủ SMTP chẳng hạn như Gmail, hãy kiểm tra địa chỉ SMTP, số cổng và các cài đặt SSL từ trang web của nhà cung cấp dịch vụ hoặc nguồn khác. Thông thường, đối với Gmail, địa chỉ SMTP là smtp.gmail.com, số cổng 465 và SSL sẽ được bật.

8. Nếu bạn đang dùng Google™ Gmail cho dịch vụ email, hãy chọn hộp kiểm Always use secure connection (SSL/TLS) (Luôn dùng kết nối bảo mật (SSL/TLS)).

9. Chọn Maximum Size of Email (Kích thước email tối đa) từ menu thả xuống.

• iScan khuyên bạn nên dùng kích thước tệp mặc định là Automatic (Tự động) cho kích thước tối đa.

10. Nếu máy chủ SMTP yêu cầu xác thực để gửi một email, chọn hộp kiểm Email Log-in Authentication (Xác thực đăng nhập email), sau đó nhập User ID (ID người dùng) và Password (Mật khẩu) và bấm Next (Tiếp).

11. Trên 3. trang Configure (Cấu hình), để tự động sao chép người gửi trên các email gửi từ cấu hình, chọn Include sender in all email messages sent out successfully from the printer (Bao gồm người gửi trong tất cả email được gửi đi thành công từ máy in), sau đó bấm Next (Tiếp).

12. Trên 4. trang Finish (Kết thúc), xem lại thông tin và xác nhận tất cả các cài đặt là chính xác. Nếu có lỗi, hãy nhấp nút Back (Quay lại) để sửa lỗi đó. Nếu các cài đặt đã đúng, bấm nút Save and Test (Lưu và kiểm tra) để kiểm tra cấu hình.

13. Khi thông báo Congratulations (Chúc mừng) hiển thị, bấm Finish (Kết thúc) để hoàn tất các cấu hình.

14. Lúc này, hộp thoại Outgoing Email Profiles sẽ hiển thị cấu hình email người gửi vừa được thêm vào. Nhấp vào Close (Đóng) để thoát trình hướng dẫn.

Phương pháp 2: Cài đặt Scan to Email qua Web nhúng của HP

Bước 1: Truy cập Máy chủ web nhúng (EWS) của HP

1. Từ Màn hình chính trên máy in, chạm vào biểu tượng Wireless (Không dây) hoặc biểu tượng Ethernet để xem địa chỉ IP hoặc tên máy chủ của máy in.

2. Mở trình duyệt web, trong dòng địa chỉ, gõ chính xác địa chỉ IP hoặc tên máy chủ như được hiển thị trên bảng điều khiển của máy in. Nhấn phím Enter trên bàn phím máy tính. EWS sẽ mở ra.

*Ghi chú: Nếu trình duyệt web hiển thị thông báo cho biết việc truy cập vào trang web có thể không an toàn, hãy chọn tùy chọn để tiếp tục vào trang web. Việc truy cập trang web này sẽ không ảnh hưởng đến máy tính.

Bước 2: Cài đặt cấu hình để Scan to Email.

1.Trên tab Home (Màn hình chính) trong EWS, nhấp vào Scan to Email (Quét và gửi qua email).

2. Trên trang Outgoing Email Settings (Cài đặt email gửi đi) xuất hiện, hãy thực hiện các bước sau đây:

• Nếu văn phòng của bạn sử dụng một máy chủ email cho tất cả các email: Cài đặt địa chỉ email của bạn và thông tin máy chủ SMTP. Nhấp vào Apply (Áp dụng).

• Nếu văn phòng bạn sử dụng nhiều máy chủ email cho email của văn phòng: Cài đặt địa chỉ email, tên và mã PIN bảo mật cho từng hồ sơ email. Nhấp vào Apply (Áp dụng). Sau khi hoàn tất các cài đặt email, EWS sẽ hiển thị tab Scan (Quét).

3. Tại Scan (Quét), nhấn Scan to Email (Quét và gửi qua email) và Default Settings (Cài đặt mặc định). Chọn các cài đặt mặc định quét và tập tin, sau đó nhấn Apply.

4. Cài đặt danh sách liên hệ của bạn. Trên tab Scan (Quét), nhấp vào Address Book (Sổ địa chỉ).

• Có thể cài đặt sổ địa chỉ cục bộ trên thiết bị. Nhấp vào Contacts (Liên hệ) để cấu hình sổ địa chỉ cục bộ.

• Có thể cài đặt Network Directory Server (Máy chủ thư mục mạng) (LDAP) để tìm kiếm người dùng nằm trong phạm vi công ty. Nhấp vào Address Book Settings (Cài đặt sổ địa chỉ) để cấu hình LDAP.

5. Sau khi cài đặt các liên hệ, nhấp vào Apply (Áp dụng).

Xem thêm: Cài đặt Scan to Email máy in đa năng HP

Trên đây iScan đã hướng dẫn chi tiết các bạn cách cài đặt Scan to Email dòng máy in đa năng HP M428 series. Chúc các bạn thành công!

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp.

• Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói.
• Cho thuê máy scan chuẩn số hóa.