Blog
Cách chọn máy Scan phù hợp cho môi trường văn phòng?
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các tài liệu giấy đang dần trở nên lỗi thời. Với sự phổ biến ngày càng tăng của các hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, nhiều doanh nghiệp đang đầu tư vào máy quét tài liệu cho văn phòng để số hóa các tệp giấy của họ. Nhưng với rất nhiều loại máy quét khác nhau trên thị trường, việc xác định loại nào là tốt nhất cho nhu cầu văn phòng của bạn có thể là một thách thức.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các yếu tố cần xem xét khi chọn máy quét tài liệu cho văn phòng và cung cấp các mẹo để chọn đúng kiểu máy.
Các loại máy quét tài liệu
Trước khi đi sâu vào các yếu tố cần xem xét khi chọn máy quét tài liệu cho văn phòng, trước tiên chúng ta hãy xem xét các loại máy quét khác nhau hiện có. Có ba loại máy quét tài liệu chính:
- Máy quét phẳng
Máy quét hình phẳng tương tự như máy photocopy và được thiết kế để quét các tài liệu phẳng như ảnh, trang sách và thư. Chúng rất lý tưởng để quét các tài liệu không đồng nhất về kích thước, hình dạng hoặc độ dày.
- Máy quét Sheetfed
Máy quét sheetfed được thiết kế để quét các chồng giấy trong một lượt. Chúng rất lý tưởng để quét các tài liệu có kích thước và độ dày đồng nhất, chẳng hạn như hợp đồng, hóa đơn và biên lai.
- Máy quét xách tay
Máy quét di động dành cho văn phòng rất nhẹ và nhỏ gọn và được thiết kế để quét khi đang di chuyển. Chúng cũng lý tưởng cho các chuyên gia cần quét tài liệu khi đi du lịch hoặc tại hiện trường.
- Máy in đa năng
Nhiều máy in ngày nay đi kèm với khả năng quét. Những máy in này lý tưởng cho các văn phòng nhỏ hoặc văn phòng tại nhà có không gian và nhu cầu quét hạn chế.
Máy quét tài liệu di động dành cho văn phòng là sáng tạo và hiệu quả nhất
Máy quét di động là một giải pháp sáng tạo và hiệu quả cao cho mục đích sử dụng cá nhân và văn phòng. Không giống như máy quét phẳng hoặc máy quét dạng tấm truyền thống, máy quét di động mang đến sự linh hoạt và tính di động chưa từng có, giúp bạn dễ dàng quét tài liệu khi đang di chuyển. Dưới đây là năm lý do tại sao máy quét cầm tay sáng tạo và hiệu quả hơn so với các loại máy quét tài liệu khác:
- Tính di động
Máy quét cầm tay nhỏ gọn và nhẹ, giúp bạn dễ dàng mang theo mọi lúc mọi nơi.
- Hiệu quả
Với máy quét di động dành cho văn phòng, bạn có thể quét tài liệu nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải chuyển chúng sang máy quét để bàn.
- Tính linh hoạt
Máy quét di động có thể xử lý nhiều loại tài liệu và kích cỡ khác nhau, bao gồm ảnh, biên lai và hợp đồng.
- Tốc độ
Nhiều máy quét cầm tay cung cấp khả năng quét tốc độ cao, cho phép bạn quét nhiều tài liệu chỉ trong vài giây.
- Dễ sử dụng
Máy quét di động được thiết kế thân thiện với người dùng, với các điều khiển đơn giản và giao diện trực quan giúp mọi người dễ dàng sử dụng.
Máy quét di động là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai đang tìm kiếm một giải pháp quét sáng tạo và năng suất cao có thể tăng hiệu quả và hợp lý hóa việc quản lý tài liệu.
Các yếu tố cần xem xét khi chọn máy quét tài liệu
Khi chọn máy quét tài liệu cho công việc văn phòng, cần xem xét một số yếu tố. Những yếu tố này bao gồm:
- Khối lượng và tần suất quét
Bạn cần quét tài liệu bao lâu một lần? Bạn cần quét bao nhiêu tài liệu cùng một lúc? Nếu bạn có nhu cầu quét số lượng lớn, bạn có thể muốn xem xét máy quét có xếp hạng trang mỗi phút (PPM) cao hơn.
- Loại và kích cỡ tài liệu
Bạn cần scan những loại tài liệu nào? Có phải tất cả chúng đều có cùng kích thước? Nếu bạn cần quét nhiều loại tài liệu có kích thước và hình dạng khác nhau, bạn có thể cân nhắc sử dụng máy quét hình phẳng.
- Chất lượng và độ phân giải hình ảnh
Chất lượng hình ảnh và độ phân giải là những yếu tố cần thiết để xem xét khi lựa chọn máy quét. Nếu bạn cần quét tài liệu chất lượng cao, chẳng hạn như ảnh hoặc tác phẩm nghệ thuật, bạn sẽ muốn chọn máy quét có độ phân giải cao. Máy quét có độ phân giải 600-1200 DPI là lý tưởng để quét chất lượng cao.
- Tốc độ và Hiệu quả
Tốc độ và hiệu quả của máy quét là những yếu tố quan trọng cần xem xét, đặc biệt nếu bạn có nhu cầu quét số lượng lớn. Xếp hạng PPM càng cao, máy quét có thể quét tài liệu càng nhanh.
- Khả năng kết nối và tương thích
Máy quét có kết nối với máy tính của bạn qua USB, Wi-Fi hoặc Ethernet không? Nó có tương thích với hệ điều hành của bạn không? Đây là những yếu tố cần thiết để xem xét khi lựa chọn một máy quét để sử dụng văn phòng.
- Các tính năng bổ sung
Nhiều máy quét đi kèm với các tính năng bổ sung như khay nạp tài liệu tự động (ADF), quét hai mặt và khả năng nhận dạng ký tự quang học (OCR). Những tính năng này có thể tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.
- Phạm vi giá và cân nhắc ngân sách
Máy quét có thể có giá từ dưới 100 đô la đến vài nghìn đô la. Xem xét ngân sách của bạn và nhu cầu quét văn phòng của bạn trước khi mua hàng.
Các thương hiệu và kiểu máy quét tài liệu phổ biến cho văn phòng
Có một số nhãn hiệu và kiểu máy quét tài liệu phổ biến dành cho văn phòng. Một trong những thương hiệu phổ biến nhất là CZUR.
Máy quét di động của CZUR là sự lựa chọn tốt nhất cho việc sử dụng văn phòng, cung cấp một loạt các tính năng và khả năng có thể nâng cao năng suất và hợp lý hóa việc quản lý tài liệu. Những máy quét này có trọng lượng nhẹ và di động, giúp chúng dễ dàng sử dụng và vận chuyển khi cần thiết.
Các phương pháp hay nhất để sử dụng và bảo trì máy quét tài liệu của bạn
Với khả năng quét tốc độ cao và công nghệ xử lý hình ảnh tiên tiến, máy quét di động của CZUR có thể quét nhanh chóng và chính xác nhiều loại và kích cỡ tài liệu khác nhau. Ngoài ra, giao diện thân thiện với người dùng và điều khiển trực quan giúp chúng dễ dàng vận hành cho bất kỳ ai, bất kể chuyên môn kỹ thuật.
Kiểm tra các tính năng đòi hỏi khắt khe bên dưới của máy quét tài liệu di động và sáng tạo dành cho văn phòng từ CZUR
- Mỗi lần quét chỉ mất 1,5 giây
- Công nghệ làm phẳng đường cong được cấp bằng sáng chế
- Độ sâu bit màu
- Độ sâu màu 24-bit
- Cảm biến hình ảnh lên tới 18 Megapixel
- Hơn 180 ngôn ngữ được công nhận
- Có sẵn ở độ phân giải quang học 250, 275 và 320 DPI
Để đảm bảo rằng máy quét tài liệu cho công việc văn phòng của bạn tiếp tục hoạt động tốt nhất, bạn nên làm theo các phương pháp hay nhất sau:
Tối ưu hóa hiệu suất máy quét
Điều chỉnh cài đặt trên máy quét di động hoặc máy tính để bàn của bạn để tối ưu hóa hiệu suất. Ví dụ: điều chỉnh cài đặt độ phân giải ở mức phù hợp với nhu cầu quét của bạn.
Bảo dưỡng và Vệ sinh Thường xuyên
Làm sạch máy quét thường xuyên để ngăn bụi và mảnh vụn làm tắc nghẽn cơ chế của máy quét. Sử dụng vải mềm hoặc bàn chải để làm sạch máy quét và tránh sử dụng hóa chất mạnh.
Khắc phục sự cố thường gặp
Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với máy quét của mình, hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng để biết các bước khắc phục sự cố. Bạn cũng có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của nhà sản xuất để được hỗ trợ.
iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp
- Máy scan thương hiệu: Fujitsu, Ricoh, HP, Canon, Brother, Plustek, Epson, Avision, Czur,…
- Dịch vụ Cho thuê máy scan văn phòng và máy scan phục vụ số hóa
- Dịch vụ Số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO.