Các tiêu chí để chọn máy scan chất lượng tốt cho văn phòng

Hiện nay, với xu hướng văn phòng hiện đại, máy scan là thiết bị cần thiết cho các doanh nghiệp. Việc lựa chọn máy scan phù hợp không phải là chuyện dễ dàng. Thấu hiểu băn khoăn của khách hàng, iScan xin gửi tới bạn các tiêu chí để chọn máy scan phù hợp.

1. Máy scan là gì?

Máy scan còn được gọi là máy quét, scanner, là thiết bị giúp chụp ảnh, tài liệu. Những hình ảnh vật lý ở bản cứng sẽ được chuyển sang dạng file dữ liệu trên máy tính. Người dùng có thể xem, chỉnh sửa dữ liệu về số tờ, màu sắc,… Thông qua việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ việc scan.

2. Phân loại máy scan

• Máy scan Flatbed: Cơ chế hoạt động của máy scan này gần giống với các loại máy in đa năng và máy photocopy. Việc sử dụng máy scan Flatbed khá đơn giản. Khi quét ảnh, tấm ảnh sẽ được cố định trên mặt phẳng kính, đèn quét lướt qua ảnh và đọc dữ liệu. Ưu điểm của loại máy này là có thể quét ảnh chất lượng cao. Một số máy cao cấp còn đi kèm với tính năng quét phim chuyển đổi sang ảnh số.
• Máy scan mobile:  Máy có thiết kế nhỏ gọn. Tuy nhiên, máy không có hệ thống nạp giấy tự động và chỉ scan từng tờ một. Loại máy này cho chất lượng ảnh không cao, thường được sử dụng để quét các mã vạch hàng hóa.
• Máy scan ADF: Đây là loại máy scan được ưa chuộng nhất trên thị trường hiện nay bởi chúng có khay nạp giấy tự động. 
• Máy quét đa năng: Hoạt động dựa vào cơ chế nạp giấy theo từng trang tương tự như máy in, được ứng dụng vào việc quét tự động nhiều trang tài liệu theo dạng rời. Tuy nhiên chất lượng ảnh không cao và không thể quét các tài liệu đã được đóng gói thành cuốn.

3. Những lưu ý khi chọn máy scan

Hiện nay, hầu như các doanh nghiệp đều sử dụng máy scan để lưu trữ văn bản và giúp bảo toàn nguyên bản nội dung khi gửi đến các bộ phận khác. Do đó, để chọn mua được máy scan chất lượng tốt, bạn cần phải lưu ý một số tiêu chí sau đây:

Tìm hiểu về nhà sản xuất

Trên thị trường có rất nhiều thương hiệu uy tín đảm bảo cho sản phẩm chất lượng và độ bền cao (VD: Kodak, Canon, HP, Jujitsu,…..vv)

Kiểm tra độ phân giải của máy

Độ phân giải là yếu tố quan trọng khi lựa chọn máy scan do nó là yếu tố quyết định chất lượng hình ảnh. Độ phận giải càng cao, chất lượng hình ảnh càng tốt. Hiện nay có hai loại độ phân giải: độ phân giải quang học và độ phân giải nội suy.

Độ cảm biến hình ảnh

Một số máy quét thông thường sử dụng độ cảm biến CCD làm tăng chất lượng hình ảnh. Tuy nhiên, giá thành sản phẩm sử dụng cảm biến CCD khá cao. Một số loại máy quét nhỏ hơn sử dụng nguồn sáng LED tích hợp bên trong một con chip CIS. Cảm biến CIS thường có kích thước lớn hơn bề mặt cần quét, hoạt động ở khoảng cách gần.

Kích thước và tốc độ quét

Bạn cần xác định muốn scan tài liệu kích cỡ A3 hay A4 để lựa chọn loại máy phù hợp. Ngoài ra, việc lựa chọn loại máy có tốc độ quét nhanh sẽ giúp công việc được năng suất và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu tốc độ càng nhanh thì có thể độ phân giải sẽ càng thấp và chất lượng ảnh cũng sẽ kém hơn. Do đó, bạn hãy dựa vào yêu cầu của công việc để lựa chọn loại máy cho phù hợp nhất.

Chuẩn kết nối

Tùy theo nhu cầu của các bạn để chọn máy scan kết nối qua USB hay Network.

Phần mềm scan

Các thiết bị hàng đầu bao gồm gói phần mềm đầy đủ tính năng chuẩn số hóa, cho phép bạn thực hiện tất cả các công việc xử lý sau khi quét:

• • Chỉnh sửa hình ảnh
  • Hỗ trợ định dạng chuẩn số hóa: PDF/A, PDF Searchable
  • Nhận dạng ký tự quang học OCR
  • Tự động xóa trang trắng
  • Tự động căn chỉnh, xoay tài liệu,…

Nghe thì có vẻ vô lý, nhưng phần mềm scan quyết định giá trị của một chiếc máy scan. Đối với các yêu cầu chuẩn số hóa, phần mềm scan đôi khi còn giá trị cao hơn giá trị của máy. Vì vậy, khi mua một chiếc máy scan, hãy tìm hiểu phần mềm scan đi theo sản phẩm.

4. Mua hoặc thuê máy ở đâu ?

iScan cung cấp dịch vụ Cho thuê máy scan, giải pháp số hóa dành cho các doanh nghiệp

• Liên hệ: 024 7303 1068 / 089 6688 636