Các nguyên tắc xây dựng kho lưu trữ điện tử

Đến một lúc nào đó, bạn nhận thấy việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết sẽ trở nên tốn thời gian và công sức. Đôi khi tài liệu gốc bị thất lạc hoặc ai đó mượn mà quên chưa trả. Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử chính là lời giải. iScan sẽ hướng dẫn cách tổ chức và xây dựng kho lưu trữ điện tử.

Các dạng lưu trữ điện tử

Các kho lưu trữ điện tử thường khác nhau về mục đích. Dưới đây có liệt kê ra một số dạng lưu trữ điện tử.

Hệ thống tự động hóa quản lý hồ sơ lưu trữ

Thường dùng cho các bộ phận lưu trữ của cơ quan. Nó giúp định hình, quản lý khoa học:

• Các hồ sơ lưu trữ,
• Danh mục hồ sơ,
• Theo dõi thời hạn lưu trữ bắt buộc…

Lưu trữ điện tử các chứng từ tài chính

Để đảm bảo ghi nhận & lưu trữ một cách tập trung:

• Các hình ảnh điện tử,
• Các chứng từ gốc có ý nghĩa tài chính và kinh tế,
• Các Hợp đồng
• Các tài liệu khác liên quan đến hoạt động tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức.

Lưu trữ điện tử các tài liệu dự án

Dùng cho các đơn vị thiết kế để lưu toàn bộ giấy tờ, tài liệu, chẳng hạn như:

• Bản vẽ,
• Dự toán,
• Thuyết minh,
• Hồ sơ hoàn công, nghiệm thu

Lưu trữ điện tử các văn bản quy phạm

• Các tiêu chuẩn của doanh nghiệp đặt mua ngoài
• Các tiêu chuẩn do công ty tự phát triển.

Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử các tài liệu như vậy thường liên quan chặt chẽ đến hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Lưu trữ điện tử các tài liệu kỹ thuật

Dành cho các công ty có hoạt động liên quan đến:

• Cung cấp hàng hóa và
• Các đơn vị liên quan đến tài liệu kỹ thuật (hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật…).

Lưu trữ điện tử các tài liệu nhân sự

Được dùng để lưu trữ các tập tin:

• Thông tin nhân sự
• Hợp đồng lao động
• Quyết định liên quan nhân sự
• Mô tả chức danh
• Các quy định trong công ty…

Tổ chức lưu trữ điện tử

Lưu trữ điện tử có thể được sử dụng không chỉ để lưu trữ tài liệu điện tử mà còn để tạo ra thư viện các loại tập tin khác nhau:

• Âm thanh.
• Video.
• Hình ảnh.

Khi tổ chức lưu trữ điện tử như vậy thì cần có sẵn cơ chế nhập các dữ liệu đó. Ví dụ, cần có sẵn khả năng ghi âm cho các cuộc gặp, đàm phán, báo cáo hoặc các thông tin khác. Có thể sử dụng hộp thư thoại (ví dụ, chương trình với khả năng ghi lại tin nhắn thoại). Việc tổ chức một kho lưu trữ điện tử với các tính năng như vậy sẽ đảm bảo cho việc cung cấp cho một lợi thế lớn trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh, quản lý hành chính nhà nước. Và lưu trữ thông tin cần thiết dưới dạng có cấu trúc để tìm kiếm nhanh chóng.

Việc xây dựng kho lưu trữ điện tử là một cơ hội để nâng cao hiệu suất công việc, chất lượng dịch vụ.

Để kho lưu trữ điện tử có thể thực hiện thành công tất cả các chức năng phải có thì cần bám sát một số quy tắc và tiêu chuẩn nhất định.

Các nguyên tắc xây dựng kho lưu trữ điện tử

Nguyên tắc ghi nhận và theo dõi

Tổ chức ghi nhận và theo dõi chính xác các thông tin được lưu. Do đó, loại trừ việc mất mát tài liệu.

Nguyên tắc kiểm soát

Tài liệu mới cần được nhập hệ thống một cách có hệ thống và được đăng ký. Mức độ quan trọng và thời hạn lưu cần phải được theo dõi cẩn thận.

Nguyên lý thống nhất

Hệ thống lưu trữ cần phải thống nhất và chặt chẽ. Điều này để đảm bảo theo dõi các liên kết giữa mỗi tài liệu với mỗi hồ sơ cụ thể, hay hợp đồng hoặc giao dịch phát sinh.

Nguyên tắc dễ tiếp cận

Hệ thống cần phải thuận tiện và thân thiện với người sử dụng. Ngay cả đối với những người có kỹ năng sử dụng máy tính ở mức độ vừa phải.

Nguyên tắc thuận lợi

Người sử dụng có thể dễ dàng định hướng trọng hệ thống. Công cụ tìm kiếm chi tiết cho phép người sử dụng tìm các tài liệu với chỉ các thông tin tối thiểu.

Nguyên tắc kịp thời

Quá trình xây dựng kho lưu trữ điện tử không được mất nhiều thời gian, bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại và tính chuyên nghiệp Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ.

Nguyên tắc bí mật

Thông tin lưu chiểu không được phép chuyển cho những người không được phép tiếp cận. Nguyên tắc này áp dụng cho cả lưu trữ điện tử trong nội bộ hoặc bên ngoài cơ quan, doanh nghiệp. Mức độ truy cập thông tin được phân quyền cho từng người hoặc theo bộ phận, phòng ban…

Nguyên tắc về độ tin cậy

Việc chuyển thông tin vào lưu trữ cần phải được bảo vệ chắc chắn để không bị đánh cắp và làm mất. Nguyên tắc này cũng có nghĩa là tạo ra các bản sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự cố không lường trước.

Việc tuân thủ các nguyên tắc trên cho phép đảm bảo xây dựng một hệ thống lưu trữ điện tử với khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và liên tục.

iScan cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp:

• Cho thuê máy scan kèm phần mềm chuẩn số hóa
• Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO.