Dịch vụ số hóa hồ sơ nhân sự bởi iScan

Số hóa hồ sơ nhân sự thực chất là quá trình chuyển đổi hồ sơ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số để hỗ trợ việc truy cập, tìm kiếm, trích xuất, chia sẻ thông tin dễ dàng và quản lý hiệu quả hơn.

Nhờ giải pháp số hóa mà các dữ liệu của toàn bộ nhân sự (cũ và mới) được đồng bộ trên cùng 1 hệ thống quản trị nhân sự điện tử của doanh nghiệp, từ đó, đem lại nhiều lợi ích thiết thực dành cho các cấp quản lý, người điều hành doanh nghiệp, người thực hiện công tác nhân sự, cũng như cho người lao động, cụ thể:

Hồ sơ nhân sự là gì? 

Hồ sơ nhân sự là một trong những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp có thể kể đến như :

• Sơ yếu lý lịch nhân viên
• Hồ sơ bảo hiểm
• Hợp đồng làm việc
• Chế độ đãi ngộ, lương, thưởng,… 
• ..v.v…  

Đây đều là những tài liệu cần được chú trọng trong việc lưu trữ và bảo quản để đảm bảo an toàn bảo mật thông tin cho doanh nghiệp 

Thực trạng bảo quản hồ sơ nhân sự tại các doanh nghiệp?

Trong thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, xu hướng số hóa hồ sơ nhân sự ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp trên thị trường sử dụng những phương pháp quản lý hồ sơ theo cách thức truyền thống như:

• File lưu trữ cố định trên máy tính cá nhân
• Tập hồ sơ
• Tủ, kệ đựng hồ sơ
• Tài liệu dạng vật lý

Nhìn chung, những phương pháp lưu trữ truyền thống này chiếm rất nhiều không gian, tính thẩm mỹ không cao, chưa kể đến những bất lợi khác mà nó mang lại

Vậy tại sao các doanh nghiệp nên số hóa hồ sơ nhân sự?

Những phương pháp lưu trữ truyền thống có thể khiến hồ sơ gặp các vấn đề mối mọt nếu không bảo quản tốt, đồng thời gây ra những khó khăn, bất cập trong quá trình xử lý thông tin

• Khó khăn trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu, trích xuất thông tin
• Dễ bị thất lạc giấy tờ hồ sơ
• Không có tính bảo mật
• Bảo quản không đúng cách có thể làm mục nát hồ sơ
• Gây mất thời gian khi cần cập nhật thông tin hồ sơ
• Tính hiệu quả không cao, không có sự đồng bộ thống nhất (đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh)

Về bản chất, số hóa hồ sơ nhân sự là quy trình chuyển đổi tài liệu, hồ sơ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số. Sau khi số hóa, tài liệu được lưu trữ trên các nền tảng số. Việc số hóa giúp cho thao tác  quản lý, tìm kiếm, tổng hợp, sửa đổi,… thông tin của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Ưu điểm của dịch vụ số hóa hồ sơ nhân sự

Các dịch vụ triển khai số hóa hồ sơ nhân sự đã đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các cá nhân trong doanh nghiệp

• Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý, lưu trữ. Đây là một trong những lợi thế lớn nhất của việc số hóa vì toàn bộ thông tin hồ sơ được lưu trữ dạng file mềm trên nền tảng số, từ đó tiện lợi trong việc quản lý và sắp xếp thông tin.
• Tiết kiệm thời gian, nhân lực: khi sử dụng dịch vụ số hóa, các tác vụ tra cứu, tổng hợp, trích xuất dữ liệu thủ công đều được thực hiện một cách nhanh chóng đơn giản trên thiết bị số. Theo đó, thời gian hao phí cũng giảm đi, hiệu suất công việc được tăng lên đáng kể.

Dịch vụ Số hóa hồ sơ nhân sự tại iScan

Với mục tiêu mang lại giải pháp tốt nhất cho khách hàng, iScan cung cấp các dịch vụ số hóa và dịch vụ máy scan chuyên nghiệp

• Đội ngũ chuyên nghiệp, đảm bảo bảo mật thông tin tuyệt đối
• Tuân thủ quy trình số hóa
• Tiết kiệm chi phí, nhân lực
• Sử dụng thiết bị tiên tiến
• Công nghệ OCR đa ngôn ngữ, nhận dạng được tiếng Việt