Review sản phẩm
3 sai lầm đắt giá khi mua máy scan và cách khắc phục
Nhiều doanh nghiệp hiện nay chi hàng chục triệu đồng để đầu tư thiết bị số hóa nhưng vẫn gặp cảnh: máy chạy chậm, kẹt giấy liên tục hoặc tài liệu quét xong không thể tìm kiếm được thông tin. Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn giải pháp tại iscan.vn, tôi – Nguyễn Thạch – xin chỉ ra 3 sai lầm phổ biến nhất khiến việc đầu tư máy scan trở nên lãng phí.
- Nhầm lẫn giữa máy in đa chức năng và máy scan chuyên dụng
Đây là sai lầm kinh điển nhất của các văn phòng nhỏ. Để tiết kiệm chi phí, nhiều đơn vị tận dụng chức năng scan của máy in đa năng (All-in-One) để thực hiện công việc số hóa.
- Thực tế: Máy in đa năng được thiết kế ưu tiên cho việc in ấn, bộ phận quét chỉ là tính năng bổ trợ.
- Hệ quả: Tốc độ quét rất chậm, thường xuyên kẹt tài liệu gây hư hại bản gốc. Quan trọng hơn, định dạng file sau khi quét thường không đạt chuẩn lưu trữ tài liệu điện tử.
- Giải pháp: Nếu nhu cầu số hóa của bạn trên 500 trang/ngày, hãy đầu tư một chiếc máy scan chuyên dụng (ADF). Thiết bị này giúp giải phóng sức lao động và bảo vệ an toàn cho tài liệu quan trọng.
- Chỉ quan tâm đến tốc độ quét mà quên mất tính năng phần mềm
Nhiều khách hàng khi mua máy scan chỉ hỏi: “Máy này quét được bao nhiêu tờ một phút?”. Tuy nhiên, tốc độ phần cứng chỉ là một nửa câu chuyện.
Nếu máy scan là cơ thể thì phần mềm quét là bộ óc điều khiển các tác vụ quét thực hiện các yêu cầu của người sử dụng. Phần mềm quét sẽ biến các tài liệu giấy thành các file có thể tìm kiếm, tra cứu trong khoảng vài giây…Một trong những tính năng quan trọng để máy scan thực hiện các nghiệp vụ phục vụ người Việt Nam là tính năng OCR tiếng Việt
Xem thêm: Công nghệ OCR tiếng Việt và tầm quan trọng đối với số hóa tài liệu
Lời khuyên từ Nguyễn Thạch: Hãy ưu tiên chọn các dòng máy có phần mềm đi kèm mạnh mẽ, hỗ trợ tạo file Searchable PDF. Đặc biệt, khả năng nhận diện Tiếng Việt chuẩn xác giúp bạn tra cứu hồ sơ nghìn trang chỉ trong 3 giây.
- Mua máy scan vượt quá nhu cầu sử dụng thực tế
Tâm lý “mua máy to cho chắc ăn” khiến nhiều doanh nghiệp đầu tư máy scan khổ A3 trong khi nhu cầu thực tế 100% là tài liệu văn phòng khổ A4.
- Lãng phí ngân sách: Việc mua máy quá khổ khiến doanh nghiệp lãng phí từ 40-60% ngân sách đầu tư ban đầu mà không khai thác hết công năng.
- Cách khắc phục: Trước khi mua, hãy xác định rõ định mức tài liệu hằng ngày, khổ giấy và chất liệu tài liệu (hóa đơn mỏng, thẻ nhựa, hay giấy cũ nát). Việc chọn dòng máy “đúng và đủ” sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Kết luận: Đầu tư thông minh cho lộ trình chuyển đổi số
Số hóa tài liệu không chỉ là mua một thiết bị, mà là đầu tư cho hiệu suất làm việc của cả bộ máy văn phòng. Đừng để những quyết định mua sắm vội vàng làm chậm tiến trình chuyển đổi số của bạn.
Tại iscan.vn, tôi luôn sẵn sàng tư vấn giải pháp số hóa “may đo” riêng cho từng doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu chi phí và bứt phá năng suất.
Liên hệ tư vấn giải pháp Máy Scan chuyên dụng:
- Chuyên gia: Nguyễn Thạch
- Hotline/Zalo: 0913 035 179
- Website: www.iscan.vn
